Каждая компания должна вести журнал учета счетов-фактур, которые были получены и выставлены за определенный налоговый период. Он может иметь электронный вид либо классический бумажный с прошивкой и нумерацией страниц, а также печатью предприятия.
Основу данного документа составляют две таблицы: в одной из них учитываются выставленные, а во второй - полученные счета-фактуры, причем все они подлежат в обязательном порядке регистрации с четким соблюдением хронологического порядка.
Дорогие читатели! Статья рассказывает о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай индивидуален. Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему - обращайтесь к консультанту:
ЗАЯВКИ И ЗВОНКИ ПРИНИМАЮТСЯ КРУГЛОСУТОЧНО и БЕЗ ВЫХОДНЫХ ДНЕЙ .
Это быстро и БЕСПЛАТНО !
Правилами предписывается хранение журнала предприятием на протяжении четырехлетнего периода вместе со всеми первичными документами, которые служат подтверждением вычета НДС.
Основные положения
Кто обязан регистрировать
Вопрос о том, кто сдает журнал учета, был отрегулирован изменениями в законодательстве, вступившими в силу в начале 2019 года.
Если ранее заполнение было обязанностью каждого предприятия, независимо от рода его деятельности, при условии, что оно работает со счетами-фактурами, то теперь это должны делать только:
- посредники, действующие от собственного имени, но в интересах заказчика, с которым заключен соответствующий договор;
- ведущие деятельность, связанную с услугами транспортировки;
- те, кто выступает застройщиком на собственном участке земли.
Регистрация должна осуществляться и индивидуальными предпринимателями, и юр. лицами, независимо от того, какая система налогообложения ими используется.
Отмена и изменения в правилах
В апреле 2019 года в законодательстве, регулирующем налоговый и бухгалтерский учет, произошли изменения, направленные на то, чтобы сделать процесс учета более простым.
Основные нововведения заключаются в следующем:
- ведение журналов учета счетов-фактур является необязательным для налогоплательщиков НДС;
- форма счета-фактуры может подписываться не самими предпринимателями, а лицами, имеющими на это соответствующие полномочия;
- начисление НДС при продаже недвижимости исчисляется на тот момент, когда объект непосредственно передается новому собственнику;
- внесены изменения в правила, касающиеся суммовых и курсовых разниц, которые объединяются общим термином «курсовые разницы»;
- отменено обязательство единовременного учета расходов на инвентарь и спецодежду;
- установлен порядок, по которому учитывается в стоимости имущество, полученное или переданное безвозмездно (его рыночная стоимость может быть списана в расходы);
- исключен из налогового учета ;
- уточнен вопрос о включении убытка от уступки права требования долга в категорию расходов (в 2019 году отрицательную разницу между полученным от продажи права требования долга доходом и ценой товара/услуги учитывают в расходах на дату, когда была совершена покупка).
Книги покупок и продаж
С августа 2019 года подлежат применению новые формы как журнала учета, так и книг приобретений и продаж.
В книге покупок произошли следующие изменения:
| 2-я графа | Появилась она под названием «Код вида операции». |
| 3-я графа | Касается номера и даты счета-фактуры продавца теперь вносится номер таможенной декларации либо номер с датой заявления относительно товароввоза и уплаты непрямых налогов в зависимости от страны, из которой ввозится товар. |
| 7-я графа | Предполагает внесение реквизитов документов, служащих подтверждением фактической уплаты НДС. |
| 11-я и 12-я графы | Касается сведений и деятельности посредников. |
| 14-я графа | Предназначена для наименования и кода валюты, заполнения которой требуется исключительно в тех случаях, когда покупка товаров происходит за иностранную валюту. Во всех остальных ситуациях она не заполняется, то есть остается пустой. |
Не обошлась без изменений и книга продаж. В частности, более нет необходимости вносить в нее корректировочные счета-фактуры, которые составляются продавцом, если происходит увеличение стоимости отгруженной продукции в пределах налогового периода, когда собственно отгрузка состоялась.
Кроме того, в бланк были добавлены такие графы:
Требования к заполнению журнала счетов-фактур
Базовых требований, которых следует придерживаться, заполняя журнал учета счетов-фактур, достаточно мало. Одно из главных требований касается обязательного наличия нумерации страниц документа. Кроме того, он непременно должен быть прошит.
В случае использования компьютерных программ, например 1С 8.3, для ведения журнала регистры непременно подлежат выводу на бумажный носитель с нумерацией и прошивкой.
Компания, которая ведет учетный журнал, самостоятельно имеет право определять, за какой временной период будет происходить его формирование. Неведение данного документа не предусматривает никакой иной ответственности, кроме 50-рублевого штрафа в соответствии со 126-й статьей НК РФ.
Оговариваемые законом операции
Товар комитента и свой
Если посредник действует в одно и то же время и как комиссионер (агент), и поставщик, то приобретателю выставляется счет на полный товарный объем. При этом в роли продавца посредник указывает непосредственно себя, несмотря на то, что там присутствует также товар принципала.
Счет-фактура проходит регистрационный процесс в книге продаж, а также журнале посредника и книге покупок клиента. После этого комитенту направляются данные счета, чтобы он мог перевыставить документа уже на посредника.
В этом перевыставленном счете находит отражение уже исключительно тот товар, собственником которого является комитент. Регистрация требуется в книге продаж принципала и в журнале посредника.
Для комитента (принципала)
При закупке товара посредником лично от себя для принципала выставление счета поставщиком осуществляется на имя посредника. Регистрация должна быть произведена в посредническом журнале, в его книге приобретений и книге продаж поставщика.
Сводные вариации
Допускается выставление посредником на имя принципала сводного счета-фактуры с включением туда товара, купленного у различных поставщиков. Точно также принципал может выставлять сводный счет-фактуру с включением товара, проданного нескольким покупателям.
В случае продажи принадлежащего принципалу товара множественному числу клиентов на имя каждого из них выставляются обособленные счета, которые вносятся в соответствующие книги покупок.
После этого от посредника принципал получает данные относительно всех осуществленных продаж, а комитент, в свою очередь, выставляет общий счет на проданный объем товара. Регистрация данного общего счета производится в журнале посредника и книге продаж принципала.
При покупке для комитента товара посредником ему вручаются от поставщиков счета-фактуры. Эти выданные документы подлежат регистрации в журнале и книгах продаж поставщиков. После этого комитенту от посредника выставляется общий счет-фактура на купленный у всех продавцов товар. Регистрация данного совокупного счета осуществляется в журнале посредника и книге приобретений принципала.
Бывают случаи, когда посредник в один день получает от ряда покупателей предоплату за поставку в будущем товара, который принадлежит принципалу. При этом обязанностью посредника является выставление отдельных счетов по авансам каждому из клиентов. Данные счета должны пройти регистрацию в журнале и книгах покупок этих клиентов.
В дальнейшем принципалу приходит от посредника сообщение относительно всех авансов, и комитент выставляет общий счет по авансам, регистрируемый в журнале посредника и книге продаж принципала.
Прочие ситуации и пути их решения
Нюансы для комиссионеров
Если комиссионеры осуществляют покупку каких-либо товаров от своего имени для комитентов, то заключение соглашения происходит между комиссионерами и продавцами. При предоставлении счета на покупку продукции от собственного имени на основании счетов от продавцов образец бланка комиссионера должен быть сохранен в журнале.
Важные моменты, которые должны учитываться комиссионером:
- на вознаграждения, получаемые им, должны быть предоставлены бланки комитентам (как собственно на вознаграждение, так и на товар);
- принятые от продавцов счета не подлежат регистрации в книге приобретений;
- выставленный комиссинером на имя комитентов счет отражается исключительно в отношении сумм, используемых в качестве вознаграждения для него;
- регистрироваться должны счета, составленные комитентами согласно сведениям, которые были получены от комиссионеров.
Посредническая деятельность
В число главных обязанностей посредника входит совершение операций от собственного имени за деньги, предоставленные поручителями, а также реализация действий не только за деньги поручителей, но и от их лица. Второй вариант предполагает выдачу счета либо от лица поручителей клиенту, либо от лица поставщика поручителям.
Осуществление подобных операций предполагает наличие поручительства либо агентского договора. При этом нет необходимости соблюдать правила, касающиеся составления счетов-фактур и их хранения.
Реализовывать операции от имени посредников можно, если поручения выполняются согласно договорам комиссии, агентским контрактам, предусматривающим выполнение действий агентами от себя.
Упрощенная схема
Предприятия, работающие на УСН, в ряде случаев должны осуществлять выставление счетов-фактур и, как следствие, заполнять журнал их учета.
По постановлению от июля 2019 года это требуется тогда, когда продукция приобретается у иностранной компании, находящейся за границей, но реализующей продукцию в РФ, а также тогда, производится аренда имущественных объектов, входящих в государственный и муниципальный фонды.
На протяжении 5-дневного срока компания, работающая по «упрощенке», сама себе выписывает счет-фактуру и производит его регистрацию в журнале.
Коррекция документов после сдачи
Действующее законодательство не прописывает обязательность сдачи откорректированного журнала учета в том случае, если он был сдан в ИФНС, после чего в нем обнаружились недочеты. Тем не менее, целесообразнее все-таки ошибки исправить и направить в ИФНС отредактированный вариант.
Для внесения в документ правок вначале следует произвести аннуляцию некорректного счета. Делается это путем отражения товарной цены и налоговой суммы со знаком «минус» и регистрации правильной версии счета-фактуры со знаком «плюс».
Допустим, посредником для заказчика был куплен товар, а впоследствии было обнаружен в его бухгалтерии, что журнал учета за второй квартал содержит неверные реквизиты полученного от продавца счета-фактуры. Сам журнал уже отправлен в налоговую инспекцию.
В таком случае бухгалтером в 1-й части журнала неверная запись аннулируется, и суммовые показатели указываются со знаком «минус». Следующая строка заполняется аналогично аннулированной и корректируется 12-я графа, в которой указывается верный номер счета. Стоимостные показатели сопровождаются знаком «минус».
Во второй части журнала неверная запись также аннулируются, но коррекции подвергается уже 4-я графа, в которой правится номер счета. При этом стоимостные показатели указываются с знаком «плюс», что служит подтверждением их достоверности.
Внимание!
- В связи с частыми изменениями в законодательстве информация порой устаревает быстрее, чем мы успеваем ее обновлять на сайте.
- Все случаи очень индивидуальны и зависят от множества факторов. Базовая информация не гарантирует решение именно Ваших проблем.
С 1 октября 2017 года вступают в силу многочисленные поправки по НДС, связанные с вступлением в силу Постановления Правительства РФ от 19.08.2017 № 981. Так, в частности, с этой даты изменены правила ведения журнала учета полученных и выставленных счетов фактур при расчетах по НДС. Что именно изменилось? Утверждена ли новая форма журнала? Кого освободили от ведения журнала? Действительно ли изменились правила внесения исправлений в журнал? Давайте разбираться.
Кто должен вести журнал: новые уточнения
Журнал учета полученных и выставленных счетов-фактур ведется исключительно посредниками, работающими в интересах третьих лиц (заказчиков) от своего имени. Пример такого взаимодействия – комиссионеры или агенты (п. 1 ст. 990, п. 1 ст. 1005 ГК РФ). К посредникам также относят:
- экспедиторов, организующих исполнение услуг с привлечением третьих лиц;
- застройщиков, организующих строительство с привлечением подрядчиков.
Порядок заполнения журнала учета полученных и выставленных счетов-фактур разъяснен в пунктах 3–12 приложения 3 к Постановлению Правительства РФ от 26 декабря 2011 г. № 1137.
С 1 октября 2017 года в порядке заполнения журнала учета полученных и выставленных счетов-фактур будет конкретизировано, в каких случаях нужно его вести. Прежде речь шла только о деятельности в рамках договоров поручения, агентских договорах и договоров комиссии. Теперь же к этому списку добавили субагентские договора и договора субкомиссии, а также транспортную экспедицию и выполнение функций застройщика.
При этом журнал, как раньше, должны будут вести:
- плательщики НДС, в том числе исполняющие обязанности налоговых агентов, а также лица, освобожденные от уплаты НДС;
- лица, не являющиеся плательщиками НДС.
Когда журнал не ведется: поправки
Уточняется, что с 1 октября 2017 года журнал учета полученных и выставленных счетов-фактур вести не требуется, если:
- по условиям договора с заказчиком посредник включает в расходы стоимость товаров (работ, услуг), которые он приобрел от своего имени;
- комиссионер (агент) реализует товары работы (услуги) неплательщикам НДС или покупателям, которые освобождены от НДС и не составляют счета-фактуры с их согласия;
- комиссионер (агент) реализует товары иностранным организациям, которые не стоят на налоговом учете в российских ИФНС.
Как в журнале отражать стоимость товаров, ввозимых в Россию
С 1 октября 2017 года в порядке ведения журнала уточнили как в нем отражать стоимость товаров, которые ввозятся в Россию. Так, если в договоре стоимость не указана, то ее можно взять ее из товаросопроводительных документов. Если в документах стоимость также не зафиксирована, то в журнале можно записать стоимость, по которой товары были приняты на учет.
Как фиксировать составные счета-фактуры
Иногда компания фиксирует в одном счете-фактуре и свои товары (работы, услуги), и те, что она реализует как посредник. С 1 октября 2017 года в журнале учета полученных и выставленных счетов-фактур следует закреплять только сведения о тех товарах (работах, услугах), которые относятся к посреднической деятельности. Данные о своих продажах в журнал попадать не должны. До 1 октября 2017 года было не ясно, как действовать в таких ситуациях.
Как вносить исправления в журнал
С 1 октября 2017 года появился четкий алгоритм – как действовать, если нужно внести изменения или исправления в журнал учета полученных и выставленных счетов фактур. Суть сводится к тому, что корректировать журнал следует в том периоде, в котором была зарегистрирована счет-фактура. Действовать нужно так:
- в новой строке запишите счет-фактуру, которую нужно исключить из журнала (с отрицательными цифрами);
- далее (в следующей строке) запишите счет-фактуру с изменениями (с положительными цифрами).
Если же в журнале был зарегистрирован лишний счет-фактура, то в журнале нужно сделать запись об этом счете-фактуре с отрицательными числовыми значениями. В ситуации, если вы попросту забыли внести в журнал сведения о каком-то счет-фактуре, то добавьте запись о нем в журнале за период, когда счет-фактура был составлен.
Новая форма журнала
Форма журнала учета полученных и выставленных счетов-фактур утверждена Постановлением Правительства РФ от 26.12.2011 № 1137. Однако Постановлением Правительства РФ от 19.08.2017 № 981 предусмотрены изменения в форму журнала учета полученных и выставленных счетов-фактур, применяемых при расчетах по налогу на добавленную стоимость, вступающие в силу с 1 октября 2017 года. С этой даты начнет действовать обновленная форма журнала.
Сразу скажем, что изменений в бланке журнала не много. Так, к примеру, в журнале просто уточнили место для подписи уполномоченного лица, который расписывается в журнале учета счетов-фактур за индивидуального предпринимателя. Приведем бланк новой формы журнала, который действует с 1 октября 2017 года.
Бесплатно бланк новой формы журнала учета полученных и выставленных счетов-фактур.
Образец заполнения журнала учета полученных и выставленных счетов-фактур, действующего с 1 октября 2017 года.
Начиная с 2015 года, журнал учета полученных и выставленных счетов-фактур должен вестись исключительно посредниками , выступающими в роли лиц, которые представляют интересы заказчиков. Чаще всего, в данном случае идет речь про агентов и комиссионеров.
Кто сдает и когда в 2018 году
Помимо этого, к ним можно приравнять:
- Экспедиторов , которые организовывают исполнение услуг с привлечением третьих лиц.
- Застройщиков , которые организовывают строительство с привлечением подрядчиков.
Необходимо отметить, что обязанность по ведению учетных журналов никаким образом не связана с системой налогообложения
, применяемой посредником. Также на это не влияет то, что посредник выступает в роли плательщика НДС или налоговым агентом.
Данный порядок следует из положений налогового законодательства Российской Федерации. Именно по этой причине торговые компании, которые ведут розничную торговлю и выступают в роли агентов, не должны вести документацию данного характера.
Отметим, что организации, которые ведут торговлю розничного типа, не должны осуществлять выставление счетов-фактур во время реализации товаров. В данном случае покупателям предоставляется чек или аналогичный документ, позволяющий подтвердить отчетность. Сюда также относят квитанции, ленты, выданные в контрольно-кассовом аппарате, и прочие доступные способы.
Помимо этого, покупатели товара в розницу не могут предъявлять НДС к вычету . Это говорит о том, что у налоговой инспекции отсутствует необходимость осуществлять контроль соответствия между вычетами и суммами, которые начисляются в бюджет по таким операциям.
В налоговом законодательстве РФ есть пункт, устанавливающий обязанности, предъявляемые к процедуре ведения журнала учета. В нем идет речь про лиц, которые выступают в роли посредников и имеют право на выставление подобных счетов. Просто же на лиц, являющихся посредниками, положения данного вида не распространяются.
Форма ведения и регистрации: основные требования
Прежде всего, необходимо разобраться с тем, с какой целью ведется данная документация
. Дело в том, что посредники или другие лица, подходящие под эту категорию, не уплачивают НДС.
Посредники осуществляют ведение журнала учета выставленных и полученных счетов-фактур с одной целью – информирование налоговой инспекции . Они должны передать в соответствующую организацию журнал. Их выставляют покупателям, а также получают от реализаторов в соответствии с посреднической деятельностью.
На основании документации компетентные лица могут осуществлять контроль того, насколько соответствует сумма НДС и начисления при реализации товаров суммам налогообложения, которые покупатели товаров данного вида принимают дополнительно к вычету. Точно также и наоборот, на основании информации из журнала можно узнать соответствие суммы покупок, НДС, которые были уплачены.
Исходя из вышеизложенной информации, следует отметить, что в журнале посредники должны осуществлять регистрацию следующей информации :
- Счета-фактуры, в которых посредники выступают покупателям от своего имени при продаже товаров, владельцами которых являются заказчики. Заказчики должны осуществлять начисление налога на добавленную стоимость. Покупатели же имеют право осуществлять принятие налога к вычету.
- Те счета-фактуры, которые заказчики выставляют покупателям по товарам, проданных лицами-посредниками. Сюда также может относиться не только непосредственно сама продукция, но и услуги, которые предоставляются.
- Счета-фактуры, которые реализаторы решают выставить на имя посредников в процессе покупки товаров или же выполнения работ (предоставления услуг). На основании этих данных начисляется НДС.
- Данные, которые посредники выставляют по товарам, купленным у продавцов. Помимо этого, под товарами также можно подразумевать услуги имущественного характера.
В том случае, если счет выставляется в размере вознаграждения, то его не нужно подвергать процедуре обязательно регистрации. Необходимо отметить, что выполнение проверки соответствия суммы НДС можно осуществить и без использования информации из журнала.
В данном случае контроль может быть выполнен посредством использования налоговых деклараций . Эти правила также регулируются Налоговым кодексом Российской Федерации. Следует отметить, что журнал учета счетов-фактур, которые были выставлены или получены, нужно вести каждый квартал. В начале нового квартала заводится новый журнал.
Необходимо отметить, что ранее ведение данной документации должно было осуществляться исключительно на бумажных носителях . При этом, в 2011 году ситуация несколько изменилась. Согласно законодательству, была введена возможность оформления журнала в электронном виде, что в значительной степени упростило работу.
К тому же, сдача отчетов налогового вида в соответствующую инстанцию также должна осуществляться в электронном варианте. То есть если вы ведете бумажный журнал, то в процессе подготовки для сдачи отчетности в любом случае потребуется перенести их на электронный носитель. Отметим, что в данном случае целесообразнее сразу же вести журнал в электронном виде.
В журнале необходимо осуществлять регистрацию всех счетов , как первичных, так и исправленных, а также корректировочных. Вся информация должна регистрироваться в порядке хронологии. Здесь идет речь про:
- Дату, когда было произведено выставление электронного счета-фактуры.
- Дату, когда было произведено составление бумажного счета-фактуры.
- Дату проведения исправления.
Во время налогового периода полученных или выставленных счетов-фактур быть не может. Также происходят ситуации, когда они были составлены, но еще не передавались покупателю. В подобных случаях следует осуществлять заполнение только отдельных строк в документе . В данном случае имеется ввиду заполнение названия плательщика налогов, идентификационного кода и так далее. Части журнала, которые выполнены в виде таблицы, должны остаться пустыми.
Как обеспечить правильность
В целом сложностей в процессе ведения таких документов нет. Квалифицированные специалисты могут без проблем осуществлять ведение как бумажных, так и электронных типов журналов. При этом все же возникают ситуации, когда в документах возникают определенные ошибки или недочеты .
Чтобы подобной ситуации избежать, в штате должен работать специалист, который длительное время специализируется на ведении таких документов, регулярно изучает нововведения и требования, а также знает, каким образом правильно вести ту или иную счет-фактуру. Только в том случае, если ведение записей будет осуществлять квалифицированный специалист, каких-либо проблем с налоговой службой в процессе сдачи отчетности не возникнет.
Как и кому следует вести подобный журнал, можно узнать из данного видео.
Приложение № 3
к постановлению
Правительства Российской Федерации
от 26 декабря 2011 г. № 1137
Правила ведения журнала учета
полученных и выставленных счетов-фактур
1. Журнал учета полученных и выставленных счетов-фактур, применяемых при расчетах по налогу на добавленную стоимость (далее соответственно — счета-фактуры, журнал учета), ведется налогоплательщиками налога на добавленную стоимость, в том числе исполняющими обязанности налоговых агентов, за каждый налоговый период на бумажном носителе либо в электронном виде. Журнал состоит из двух частей — части 1 "Выставленные счета-фактуры" (далее — часть 1 журнала учета) и части 2 "Полученные счета-фактуры" (далее — часть 2 журнала учета).
2. Налогоплательщики налога на добавленную стоимость, предусмотренные пунктом 5 статьи 170 Налогового кодекса Российской Федерации, и налоговые агенты, не являющиеся плательщиками налога на добавленную стоимость, ведут только часть 1 журнала учета в тех налоговых периодах, в которых регистрируют соответствующие счета-фактуры.
3. Счета-фактуры (в том числе исправленные, корректировочные), составленные на бумажном носителе или в электронном виде, подлежат единой регистрации в хронологическом порядке в части 1 журнала учета по дате их выставления, а также составления (исправления) в случаях, когда счета-фактуры, составленные налогоплательщиками, в том числе исполняющими обязанности налоговых агентов, не передаются.
Счета-фактуры (в том числе исправленные, корректировочные), полученные на бумажном носителе или в электронном виде, подлежат единой регистрации в хронологическом порядке в части 2 журнала учета по дате их получения.
4. В случае если покупатель не получил от продавца счет-фактуру в электронном виде, допускается составление продавцом такого счета-фактуры на бумажном носителе. При этом продавец переносит показатели из составленного счета-фактуры в электронном виде, не изменяя их, в счет-фактуру, составленный на бумажном носителе. При составлении такого счета-фактуры на бумажном носителе организацией реквизиты счета-фактуры дополняются подписью главного бухгалтера организации или иного уполномоченного лица.
Журнал учета счетов-фактур 2016
В частях 1 и 2 журнала учета в этом случае продавец и покупатель соответственно регистрируют только выставленный и полученный счет-фактуру на бумажном носителе. После выставления продавцом и получения покупателем такого счета-фактуры на бумажном носителе его перевыставление в электронном виде не допускается. Если на дату составления указанного счета-фактуры на бумажном носителе возникла необходимость внесения изменений в ранее составленный счет-фактуру в электронном виде, в том числе в связи с изменением уполномоченного лица, подписавшего счет-фактуру, покупателю направляется счет-фактура на бумажном носителе с реквизитами, исправленными в соответствии с приложением № 1 к постановлению Правительства Российской Федерации от 26 декабря 2011 г. № 1137, и с указанием в строке 1а порядкового номера исправления и даты исправления. Если продавец выставил покупателю, а покупатель получил только счет-фактуру с исправленными реквизитами, в частях 1 и 2 журнала учета продавец и покупатель соответственно регистрируют только счет-фактуру с исправленными реквизитами.
5. В журнале учета указываются:
а) полное или сокращенное наименование налогоплательщика в соответствии с учредительными документами или фамилия, имя, отчество индивидуального предпринимателя;
б) идентификационный номер и код причины постановки на учет налогоплательщика;
в) налоговый период, за который составлен журнал учета.
6. В части 1 журнала учета не подлежат регистрации счета-фактуры (в том числе корректировочные, исправленные), направленные продавцами покупателям, в отношении которых продавец не получил извещения от покупателя о получении счета-фактуры (в том числе корректировочного, исправленного) при наличии у продавца подтверждения организации, обеспечивающей обмен открытой и конфиденциальной информацией по телекоммуникационным каналам связи в рамках электронного документооборота счетов-фактур между продавцом и покупателем (далее — оператор электронного документооборота) с указанием даты и времени поступления файла оператору электронного документооборота от продавца.
9. В части 2 журнала учета не подлежат регистрации:
а) счета-фактуры (в том числе исправленные), составленные:
- продавцом (при ведении журнала учета продавцом) при получении оплаты, частичной оплаты в счет предстоящих поставок товаров (выполнения работ, оказания услуг), передачи имущественных прав;
- налоговым агентом, указанным в абзаце втором пункта 3 статьи 168 Налогового кодекса Российской Федерации, являющимся налогоплательщиком налога на добавленную стоимость;
- налогоплательщиком, осуществляющим операции, указанные в подпунктах 2 и 3 пункта 1 статьи 146 Налогового кодекса Российской Федерации;
- продавцом при получении сумм, указанных в статье 162 Налогового кодекса Российской Федерации;
б) корректировочные счета-фактуры (в том числе исправленные), выставленные продавцом (при ведении журнала учета продавцом) при уменьшении стоимости отгруженных товаров (выполненных работ, оказанных услуг), переданных имущественных прав.
10. В части 2 журнала учета подлежат единой регистрации в хронологическом порядке по дате получения полученные счета-фактуры (в том числе корректировочные) и исправленные счета-фактуры (в том числе корректировочные).
13. Организация, реализующая (приобретающая) товары (работы, услуги), имущественные права через свои обособленные подразделения, если эти подразделения от имени организации выставляют покупателям (получают от продавцов) счета-фактуры (в том числе корректировочные), исправленные счета-фактуры (в том числе корректировочные), ведет журнал учета по организации в соответствии с настоящим документом.
Журнал учета, составленный на бумажном носителе, подписывается до 20-го числа месяца, следующего за истекшим налоговым периодом, руководителем организации (уполномоченным им лицом) или индивидуальным предпринимателем, прошнуровывается, его страницы пронумеровываются. При этом страницы журнала учета, составленного организацией, скрепляются печатью этой организации.
Журнал учета за налоговый период, составленный в электронном виде, подписывается электронной цифровой подписью руководителя организации (уполномоченного им лица), индивидуального предпринимателя при передаче журнала учета в налоговый орган в случаях, предусмотренных Налоговым кодексом Российской Федерации.
Контроль за правильностью ведения журнала учета на бумажном носителе или в электронном виде, составленного организацией, осуществляет руководитель этой организации (уполномоченное им лицо), журнала учета, составленного индивидуальным предпринимателем, — индивидуальный предприниматель.
Журнал учета, составленный на бумажном носителе или в электронном виде хранится в течение не менее 4 лет с даты последней записи.
14. Счета-фактуры (в том числе корректировочные, исправленные), подтверждения оператора электронного документооборота, извещения покупателей о получении счета-фактуры (в том числе корректировочного, исправленного) хранятся в хронологическом порядке соответственно по мере их выставления (составления, в том числе исправления, если счета-фактуры не подлежат направлению покупателю либо если направленные продавцом покупателю счета-фактуры (в том числе корректировочные, исправленные) не получены покупателем) или получения за соответствующий налоговый период.
15. Хранению в течение срока, предусмотренного пунктом 13 настоящего документа, подлежат следующие документы, не регистрируемые в журнале учета:
а) полученные документы:
- заверенные в установленном порядке комиссионером (агентом), копии счетов-фактур (в том числе корректировочных, исправленных), полученных комитентами (принципалами) на бумажном носителе, выставленных продавцом товаров (работ, услуг), имущественных прав комиссионеру (агенту) при приобретении для комитента (принципала) товаров (работ, услуг), имущественных прав и переданных комиссионером (агентом) комитенту (принципалу). В случае выставления продавцом счетов-фактур (в том числе корректировочных, исправленных) в электронном виде комитент (принципал) должен хранить счета-фактуры (в том числе корректировочные, исправленные), выставленные продавцом указанных товаров (работ, услуг), имущественных прав комиссионеру (агенту), полученные комиссионером (агентом) и переданные комиссионером (агентом) комитенту (принципалу);
- таможенные декларации (их копии, заверенные руководителем и главным бухгалтером организации (индивидуальным предпринимателем)), платежные и иные документы, подтверждающие уплату налога на добавленную стоимость, — в отношении товаров, ввезенных на территорию Российской Федерации;
- заявления о ввозе товаров и об уплате косвенных налогов с отметками налоговых органов об уплате налога на добавленную стоимость или их копии, заверенные руководителем и главным бухгалтером организации (индивидуальным предпринимателем), копии платежных и иных документов, подтверждающих уплату налога на добавленную стоимость, — в отношении товаров, импортируемых на территорию Российской Федерации с территории государства — члена Таможенного союза;
- заполненные в установленном порядке бланки строгой отчетности (их копии) с выделенной отдельной строкой суммой налога на добавленную стоимость — при приобретении услуг по найму жилых помещений в период служебной командировки работников и услуг по перевозке работников к месту служебной командировки и обратно, включая услуги в поездах по предоставлению в пользование постельных принадлежностей;
- документы, которыми оформляется передача имущества, нематериальных активов, имущественных прав и в которых указаны суммы налога, восстановленного акционером (участником, пайщиком) в порядке, установленном пунктом 3 статьи 170 Налогового кодекса Российской Федерации, или их нотариально заверенные копии;
- первичные документы на изменение в сторону уменьшения стоимости приобретенных товаров (выполненных работ, оказанных услуг), полученных имущественных прав в целях восстановления суммы налога в порядке, установленном подпунктом 4 пункта 3 статьи 170 Налогового кодекса Российской Федерации;
б) переданные нотариально заверенные копии документов, которыми оформляется передача имущества, нематериальных активов, имущественных прав и в которых указаны суммы налога, восстановленного акционером (участником, пайщиком) в порядке, установленном пунктом 3 статьи 170 Налогового кодекса Российской Федерации;
в) иные документы, подлежащие регистрации в книге продаж, в том числе составленные налогоплательщиком, — бухгалтерская справка-расчет для восстановления суммы налога в соответствии с пунктом 6 статьи 171 Налогового кодекса Российской Федерации и платежно-расчетный документ, свидетельствующий о перечислении суммы налога в бюджет, подлежащий регистрации налоговым агентом, указанным в пункте 4.1 статьи 161 Налогового кодекса Российской Федерации, в книге продаж, дополнительном листе книги продаж и в случаях, установленных статьей 171 Налогового кодекса Российской Федерации, — в книге покупок.
Счета-фактуры, получаемые налогоплательщиками-покупателями от продавцов, должны учитываться и храниться в специальном журнале.
Регистрация полученных от продавцов счетов-фактур ведется по мере их поступления. На это следует обратить внимание, так как очень часто налогоплательщики подбирают счета-фактуры по мере принятия НДС к вычету, а не по мере их поступления в организацию.
Журнал должен быть прошнурован, пронумерован и хранится вместе с полученными счетами в течении пяти лет с даты их выдачи.
Согласно п. 5 Постановления № 914 в журнале учета у покупателя импортера при ввозе товара на таможенную территорию Российской Федерации должны хранится грузовые таможенные декларации или их копии, заверенные в установленном порядке, и платежные документы.
Скорее всего налогоплательщику будет неудобно хранить платежные документы в журнале учета. Платежные документы должны храниться в качестве приложений к выпискам банка (если оплата производилась безналичным путем) или в авансовых отчетах сотрудников организации (если оплата производилась наличными).
Журнал учета полученных и выставленных счетов-фактур кто сдает в 2018
На практике налогоплательщики-покупатели часто сталкиваются с ситуацией, когда счет-фактура, выписанный продавцом в одном отчетном периоде, попадает к налогоплательщику-покупателю значительно позже. В этом случае желательно подтвердить дату получения счета-фактуры. Для этого следует сохранить конверт с почтовым штемпелем или получить подпись курьера, доставившего документы.
Форма журнала учета полученных счетов-фактур законодательно не установлена. Поэтому он может вестись как в виде сводной таблицы, содержащей необходимые для учета поля, так и в виде подшивки счетов-фактур за определенный период (например, за налоговый период).
Регистрация счетов-фактур покупателями должна происходить в следующей последовательности:
1) присвоение документу порядкового номера, согласно журналу;
2) запись в журнал данных из полученного счета;
3) подшивка полученных счетов в журнал;
4) перенос показателей счет-фактуры в книгу покупок, в момент возникновения права на принятие сумм НДС к вычету.
Журнал учета полученных счетов-фактур (бланк)
Образец оформления журнала учета
полученных счетов-фактур
Одной из форм документов, применяемых при расчетах по НДС, является журнал учета полученных и выставленных счетов-фактур. О том, кто ведет такой журнал, и о действующей в 2018 году форме расскажем в нашей консультации.
Журнал учета счетов-фактур: бланк
Форма журнала учета выставленных и полученных счетов-фактур приведена в Приложении № 3
Скачать для журнала учета счетов-фактур образец бланка в формате Excel можно здесь.
Журнал учета счетов-фактур: кто сдает
Вести журнал учета счетов-фактур в 2018 году должны организации и предприниматели в отношении следующей предпринимательской деятельности:
- деятельность в интересах другого лица на основе договоров комиссии, агентских договоров, которые предусматривают реализацию или приобретение товаров (работ, услуг) от имени комиссионера (агента);
- деятельность на основе договоров транспортной экспедиции (при определении своего дохода как вознаграждение при исполнении данных договоров);
- выполнение функций застройщика.
При этом не имеет значения, являются ли такие лица налогоплательщиками НДС, лицами, освобожденными от исполнения обязанностей налогоплательщика НДС, или лицами, не являющимся налогоплательщиками НДС (применяют УСН, ЕНВД, ЕСХН, ПСН).
Изменения в форме журнала учета счетов-фактур
Обращаем внимание, что с 01.10.2017 Постановлением Правительства от 19.08.2017 № 981 внесены изменения как в форму журнала учета счетов-фактур, так и в порядок его заполнения.
В форме журнала учета полученных счетов-фактур изменений нет, а вот бланк журнала учета выданных счетов-фактур претерпел изменения. К слову, если раньше сводное наименование граф 10-12 было «Сведения о посреднической деятельности, указываемые комиссионером (агентом), застройщиком или техническим заказчиком», то теперь – «Сведения из счетов-фактур, полученных от продавцов». И если раньше эти графы заполнялись только комиссионерами (агентами) при ведении предпринимательской деятельности в интересах другого лица на основе договоров комиссии, агентских договоров, то сейчас в графах 10-12 указываются сведения из счетов-фактур (таможенных деклараций, заявлений о ввозе товаров и уплате косвенных налогов), полученных комиссионером (агентом), экспедитором, застройщиком или заказчиком, выполняющим функции застройщика, от продавца (продавцов), а также сведения из счетов-фактур, составленных указанными лицами при исполнении ими обязанностей налогового агента при приобретении товаров (работ, услуг) у иностранного лица, не состоящего на учете в налоговом органе.
Порядок заполнения журнала счетов-фактур
О том, как заполнить журнал учета счетов-фактур агенту и иным лицам, обязанным его составлять, указано в Правилах, приведенных в Приложении № 3 к Постановлению Правительства от 26.12.2011 № 1137.
Срок сдачи журнала учета счетов-фактур
Журнал учета счетов-фактур сдается в ИФНС в электронной форме по установленному формату не позднее 20-го числа месяца, следующего за истекшим кварталом (п. 5.2 ст. 174 НК РФ , Письмо ФНС от 08.04.2015 № ГД-4-3/5880@).
Журнал учета счетов-фактур: срок хранения
Журнал учета счетов-фактур, составленный на бумажном носителе или в электронном виде, хранится в течение не менее 4 лет с даты последней записи (п. 13 Правил , утв. Постановлением Правительства от 26.12.2011 № 1137).
