Ресурсный конфликт в управлении проектами. Управление конфликтами при реализации проектов. Методы разрешения конфликтов

Назначение ресурсов состоит в определении потребности каждой работы в различных типах ресурсов.

Методики назначения и выравнивания ресурсов позволяют менеджеру проанализировать сетевой план, построенный с помощью метода критического пути с тем, чтобы обеспечить доступность и использование определенных ресурсов на протяжении всего времени выполнения проекта.

Методики выравнивания ресурсов представляют собой, как правило, программно-реализованные эвристические алгоритмы планирования при ограниченных ресурсах. Эти средства помогают менеджеру создать реальное расписание проекта, с учетом потребности проекта в ресурсах и фактически доступных в данный момент времени ресурсов.

Ресурсная гистограмма - гистограмма, отображающая потребности проекта в том или ином виде ресурсов в каждый момент времени.

Ресурсное календарное планирование - планирование сроков начала работ при ограниченных наличных ресурсах. Проверка ресурсной реализуемости календарного плана требует сопоставления функций наличия и потребности в ресурсах проекта в целом. Сдвигая некритические работы вплоть до их поздних сроков начала (окончания), можно видоизменить ресурсный профиль, обеспечивая оптимальное использование ресурсов.

Информация, полученная в результате ресурсного анализа проекта, помогает заострить внимание менеджера и членов команды на тех моментах работ, где эффективное управление ресурсами будет являться ключевым фактором успеха.

Анализ реализуемости проекта - понятие реализуемости имеет ряд своих разновидностей: логическая реализуемость (учет логических ограничений на возможный порядок выполнения работ во времени); временной анализ (расчет и анализ временных характеристик работ: ранняя/поздняя дата начала/окончания работы, полный, свободный временной резерв и другие); физическая (ресурсная) реализуемость (учет ограниченности наличных или доступных ресурсов в каждый момент времени выполнения проекта); финансовая реализуемость (обеспечение положительного баланса денежных средств как особого вида ресурса). Исходный план - план выполнения работ проекта, содержащий исходные сведения об основных временных и стоимостных параметрах работ, который принят к исполнению. В исходном плане обычно фиксируются объемы работ, плановые даты начала и окончания задач проекта, длительности задач, расчетные стоимости задач.

Ресурсные гистограммы и сглаживание ресурсов. При назначении базовых или текущих плановых дат необходимо учитывать ресурсные ограничения. Если потребности в ресурсах для всех работ проекта известны и установлены даты начала и окончания, то можно вычислить функцию изменений потребностей в для каждого ресурса проекта, которая представляет таблицу уровней ресурсов или ресурсную гистограмму.

Гистограмму потребностей в ресурсах можно сравнить с имеющимся количеством каждого вида ресурса, и если потребность в некотором количестве ресурса превышает имеющуюся в наличии величину этого ресурса, то возможно придется изменить время в календарном плане, чтобы уменьшить эту потребность. Это можно сделать за счет использования резервов времени работ, не лежащих на критическом пути, или можно увеличить продолжительность проекта.

После определения потребных для выполнения каждой работы ресурсов и первоначального их назначения необходимо избавиться от конфликтов ресурсов, то есть от назначения ресурсам фронта работ, превышающего возможный.

Существуют три основных вида зависимости потребности в ресурсах от хода работы (продолжительности):

1. Постоянный - в течение всей работы загрузка (фронт работ) ресурса не изменяется.

2. Ступенчатый - в течение работы загрузка ресурса изменяется скачкообразно (ступеньками).

При назначении ресурса на несколько работ необходимо учитывать его загрузку на каждой работе для недопущения конфликтов.

Задачи планирования имеют как правило два типа постановок:

1. Учет потребностей в отдельных видах ресурсов и их сглаживание.

2. Распределение ресурсов.

Задача учета потребности сводится к построению гистограмм общей потребности в ресурсах для заданного варианта календарного плана. Такие гистограммы показывают распределение потребности в ресурсах для заданного варианта календарного плана. Такие гистограммы показывают распределение потребности в ресурсах во времени, позволяют сравнить эту потребность с возможностями своевременного обеспечения ресурсами соответствующего проекта и служат для оценки качества и реальности варианта календарного плана.

Задачи распределения ресурсов встречаются в чрезвычайно разнообразных постановках. В зависимости от принятого критерия оптимальности и характера ограничений можно выделить следующие группы:

· задачи минимизации отклонений от заданных сроков или минимизации сроков наступления целевых событий при соблюдении ограничений на ресурсы;

· задачи оптимизации некоторого показателя качества использования ресурсов при заданных сроках выполнения комплекса работ.

Анализ реализуемости проекта. Календарный план, полученный в результате расчета сетевой модели, проверяется, уточняется, при необходимости детализируется, и когда есть полная уверенность, что в план включены все работы, имеется полная информация о наличных и требуемых ресурсах, переходят к анализу реализуемости.

Различают четыре типа оценок реализуемости: интегральная, оценка надежности, ресурсная, экономическая и финансовая. Если план проходит через эти «сита», то проект, которому он соответствует, обеспечен всеми требуемыми ресурсами и выполнение его по этому плану более экономично, чем по любому другому.

Анализ ресурсной реализуемости осуществляется в две стадии. На первой - анализируется наличие ресурсов по всем работам. На второй - проводится сглаживание эпюры использования ресурсов. Выровненная эпюра использования рабочей силы обеспечивает меньшую стоимость и более эффективную работу.

Если не все ресурсы можно получить из внутренних источников, то необходимо купить, арендовать или взять напрокат некоторые ресурсы. Возможно, что на выполнение некоторых работ необходимо заключить контракты с субподрядчиками. Данные по минимальным количествам требуемых ресурсов, установленные процедурой распределения ресурсов, могут быть использованы на последующих стадиях при проверке достаточности ресурсов подрядчика для выполнения проекта.

Рисунок – Выравнивание ресурсов проекта

Поскольку длительность реализации проекта определяется операциями, лежащими на критическом пути, все работы по оптимизации расписания следует начинать именно с этих операций.

Назначение ресурсов состоит в определении потребности каждой работы в различных типах ресурсов.

Существуют три основных вида зависимости потребности в ресурсах от хода работы (продолжительности):

1. Постоянный - в течение всей работы загрузка (фронт работ) ресурса не изменяется.

2. Ступенчатый - в течение работы загрузка ресурса изменяется скачкообразно (ступеньками).

Задачи планирования имеют как правило два типа постановок:

1. Учет потребностей в отдельных видах ресурсов и их сглаживание.

2. Распределение ресурсов.

Экономическая и финансовая реализуемости. Экономическая и финансовая реализуемости связаны между собой, так что на стадии планирования они могут быть рассмотрены совместно, так как имеются достаточно точные оценки рассматриваемых работ, что является необходимым условием выполнения анализа на реализуемость.

Итак, теперь для каждой операции известна оценка стоимости; для анализа экономической реализуемости существенно иметь набор стоимостей в зависимости от длительности выполнения каждой операции. Стоимости могут зависеть также от способа реализации проекта. Можно рассмотреть альтернативные методы, оценить их и использовать полученную информацию для анализа экономической реализуемости.

Экономическая реализуемость необходима для определения продолжительности проекта, которая соответствует минимальной стоимости. Вполне возможно, что анализ экономической реализуемости будет проводиться при определенных ограничениях на ресурсы. Довольно часто уровень используемых ресурсов или длительность ограничены сверху. Хотя процедуры проверки ресурсной, экономической и финансовой реализуемости аналогичны, различные ограничения по-разному определяют область, в которой проводятся исследования различных длительностей и стоимостей выполнения проекта.

Если в проекте будут использоваться только собственные трудовые ресурсы, то можно составить расписание их использования, чтобы определить, можно ли таким путем обеспечить выполнение проекта. Аналогично можно составить расписание затрат, чтобы убедиться, что намеченные закупки могут быть осуществлены и что материалы будут поставлены в нужные сроки.

Когда выбрана продолжительность выполнения, соответствующая минимальной стоимости, следует провести окончательную проверку финансовой реализуемости. Проект-менеджер проводит анализ денежных потоков для определения проекта при установленных общих затратах и выбранной длительности выполнения проекта. Выходом анализа денежных потоков является планирование по отчетным периодам (квартальные, месячные, полугодовые) всех финансовых операций и их конечный эффект.

Оптимизация. Следует отметить, что процесс оптимизации не приводит к дальнейшему продвижению по сравнению с последовательностью описанных процедур анализа реализуемости проекта. Напомним, что итерации являются необходимой частью любого созидательного процесса, и планирование проекта здесь - не исключение.

В этой статье я хотел бы затронуть крайне важный аспект в управлении проектами, который часто упускают из виду даже опытные менеджеры проектов, а именно — управление конфликтами. Какой бы сплоченной и дружной не была команда проекта, какими бы терпеливыми и понимающими не были заказчики проекта, но, как показывает практика, конфликты возникают во всех проектах.

Начиная от межличностных разногласий до специфических конфликтов управления проектами, к которым относится, например, несбалансированное двойное подчинение в матричной организационной структуре. Именно поэтому в задачи менеджера проектом входит управление конфликтами, а именно — своевременное выявление и устранение конфликтов.

Конфликт (англ., Conflict) — столкновение мнений несогласных сторон, которыми могут быть как отдельные люди, так и организации, в решении различных вопросов.

Управление конфликтами (англ., Conflict Management) — процесс своевременного выявления и разрешения конфликтов, возникающих в ходе реализации проекта. Управление конфликтами — это одна из основных задача менеджера проектов.

В любом проекте на любом предприятии, особенно после его реорганизации, неизбежно возникают конфликты, однако их появление можно спрогнозировать и запланировать мероприятия по скорейшему разрешению конфликтов. Среди причин наиболее часто встречающихся типов конфликтов можно выделить:

человеческий фактор;
приоритеты;
стиль административной работы;
текущие расходы и капитальные затраты;
оценку альтернативных решений;
последовательность производства работ;
разграничение ответственности и полномочий;
межличностные споры.

Виды последствий конфликтов

Деструктивные последствия

Деструктивные последствия, снижающие эффективность реализации проектов, например:

неудовлетворенность работой, снижение производительности и т. д.;
ослабление духа взаимопомощи и сотрудничества;
появление непродуктивной конкуренции внутри предприятия;
концентрация внимания на конфликте, а не на решении задач проекта.

Конструктивные последствия

Конструктивные последствия, в отличии от деструктивных, повышают эффективность реализации проекта:

выработка альтернативных эффективных решений;
продуктивная конкуренция внутри предприятия;
устранение враждебности и нацеленность на достижение общего результата.

Природа конфликтов

Частота и интенсивность конфликтов зависят от стадии жизненного цикла, людей, вовлеченных в конфликт, напряженности их работы, а также любых изменений в проекте (например, видоизменение чертежей, перераспределение функций между членами команды и т. д.).

Менеджера проектов часто характеризуют как управляющего конфликтами, который ежедневно должен решать многочисленные проблемы, порожденные разногласиями участников проекта. Эффективное решение данных проблем состоит в устранении источника деструктивного конфликта и поощрении конструктивных конфликтов.

Рассмотрим основные признаки, характеризующие условия возникновения конфликта:

наличие взаимодействия нескольких сторон;
различные взгляды и намерения этих сторон;
агрессивное поведение, основанное на противопоставлении интересов сторон;
деструктивные действия, направленные на подавление другой стороны.

В зависимости от субъектов конфликтов выделяют четыре основных типа конфликтов:

внутриличностный,
межличностный,
конфликт между личностью и группой,
межгрупповой.

Существуют ситуации, когда конфликт помогает добиться положительного эффекта, как уже говорилось, он называется конструктивным. Если у членов команды недостаточно опыта в реализации проектов, подобных тому, которым они управляют, то конфликты помогают выявить новые проблемы и пути их решения. Принято считать, что положительные стороны конфликта проявляются, когда люди адекватно оценивают ситуацию и свои противоречия, а их поведение ориентировано на сотрудничество и взаимодействие.

Методы разрешения конфликтов

Многие конфликты, возникающие в процессе реализации проектов, можно разрешить с помощью одних и тех же методов. Выделим основные из них:

установление правил и методик разрешения конфликтов, охватывающих все предприятие в целом;
разработка методик разрешения возможных конфликтов в проектах на ранних этапах планирования;
использование четкой организационной иерархии;
непосредственный контакт конфликтующих сторон.

Первый метод разрешения конфликтов применяется очень часто, однако его эффективность зависит от способностей управляющего использовать установленные правила и методики для конкретных проектов.

Второй метод является одним из самых эффективных и состоит в том, что каждый менеджер разрабатывает собственные правила и методы разрешения конфликтов в соответствии со спецификой проекта.

Использование четкой организационной иерархии теоретически является наилучшим методом разрешения конфликтов, потому как при двойном подчинении ни менеджер проекта, ни функциональный руководитель не будут доминировать. Однако на практике применение такого способа не всегда возможно.

Последний метод, когда конфликтующие стороны сами пытаются найти компромиссное решение, не всегда работает и может даже ухудшить ситуацию и усугубить разногласия соперников.

Уступки и снятие сиюминутных возражений – плохой способ управления конфликтами. Иногда это может временно разрешить конфликт, но никогда не решит вызвавшую его проблему. В отдельных случаях менеджер проекта может использовать свои властные полномочия и оказать давление на конфликтующие стороны с целью скорейшего урегулирования разногласий. Этот способ может применяться, когда менеджер проекта наделен такими правами и хочет использовать их для разрешения конфликта. Необходимо помнить, что принуждение может вызвать отрицательную реакцию, что скажется на работе команды проекта в будущем.

Среди структурных методов разрешения конфликта обычно выделяют четыре основных:

Разъяснение требований к работе, т. е. нормализация и корректировка информационных потоков о задачах, целях, обязанностях исполнителей и т. д.
Использование координационных и интеграционных механизмов – разграничение полномочий и области взаимодействия.
Установление комплексных целей предприятия и проекта – создание направленности в деятельности разрозненных подразделений.
Использование системы вознаграждений – поощрение конструктивного поведения исполнителей и руководителей.

Управление конфликтами по Томасу

Рассмотри более подробно поведенческие подходы, предложенные Томасом:

конкуренция проявляется в том, чтобы заставить соперника принять свою точку зрения, игнорируя его мнение. Данный стиль поведения может быть очень эффективным при разрешении конфликтов, но может и подавлять инициативу членов команды;
отступление – это избежание конфликтов в любых ситуациях. Побочным эффектом данного подхода является низкая инициативность членов команды и, как результат, возможное отсутствие оптимального варианта решения поставленных задач;
компромисс является подходом, при котором конфликтующие стороны частично принимают решения оппонента. Это позволяет быстро снизить остроту конфликта, однако может привести к принятию неоптимальных решений;
сотрудничество помогает наилучшим образом разрешить конфликтную ситуацию. Оппоненты должны быть открыты для диалога и стремиться понять причины несогласия соперника. Данный подход помогает выработать наилучшее решение проблемы;
приспособление является подходом, при котором одна из сторон безоговорочно принимает мнение соперника, пренебрегая при этом своим. В этой ситуации конфликты могут накапливаться, а затем перерастать в более серьезное противостояние.

Из вышесказанного понятно, что менеджер проекта должен обладать качествами не только отличного менеджера, но и очень хорошего психолога, чтобы контролировать возникающие конфликты и разрешать их в минимальные сроки и наилучшим способом.

Иерархическая структура ресурсов (пул ресурсов) является глобальной структурой. Один и тот же ресурс может быть назначен на несколько работ одного проекта, а также на работы разных проектов. Ресурс может работать по календарю проекта или по своему собственному ресурсному календарю. В связи с этим необходимо постоянно отслеживать загрузку ресурсов и устранять конфликтные ситуации, которые могут возникнуть при их использовании. Особое внимание следует уделять тем ресурсам, которые назначаются на параллельные работы одного или нескольких проектов. В этом случае количество ресурса, используемое в пределах одного календарного дня, может превысить максимально допустимую интенсивность использования этого ресурса.

Анализ загрузки ресурсов выполняется в разделе Работы. Необходимо выполнить команду меню Вид - Показать внизу - Профиль использования ресурсов. Информация по проекту будет отображаться в четырех областях раздела: таблице работ, таблице ресурсов, на линейном графике и на графике ресурсов (рис. 6.2-44).

Рис. 6.2-44. Профиль использования ресурсов.

Чтобы отобразить в таблице ресурсов только те ресурсы, которые назначены на работы текущего проекта, на панели опций нажать кнопку.£ и выбрать из меню команду Фильтр - Ресурсы текущего проекта (рис. 6.2-45.)

Рис. 6.2-45. Таблица ресурсов в профиле использования ресурсов.

Чтобы отобразить на графике ресурсов загрузку только ресурсов текущего проекта, на панели опций нажать кнопку Зі и снять флажок Все проекты (рис. 6.2-46).

Рис. 6.2-46. График ресурсов в профиле использования ресурсов.

Если в таблице ресурсов установить флажок Ресурс, то в таблице работ будут отображаться только те работы, на которые выделенный ресурс назначен (рис. 6.2-48) В графике загрузки ресурса тоже будут отображаться данные только по выделенному ресурсу.

Существенные характеристики социальных инноваций.

Анализ теоретических работ экономистов, социологов, историков и культурологов показывает, что все инновации (технические и социальные) имеют общие существенные характеристики, независимо от того, в какой стране они происходят и на каком историческом этапе развития общества. В СССР все, что не соответствовало поставленных властью целям, что мешало их достижению, выражало сомнение или недостаточно быстро адаптировалось в новой ситуации, должно было исчезнуть, то есть перестать существовать. Переход к прямому «управлению» всеми процессами производства и распределения был тогда логическим следствием взявшей верх идеологии, не соответствующей, как оказалось, реальным процессам изменения внешних и внутренних условий. После распада СССР появилась иная социальная реальность, в которой столкновение (конфликт) рыночных и демократических процессов «рынок» и «демократия» — является нормой жизни. Социальные инновации связанны с изменением всей статусно-ролевой системы в различных сферах деятельности. В этом плане, социальные реформы в России, можно отнести к социальным инновациям. Существенными характеристиками социальных инноваций на ранней стадии реализации являются следующие:

Высокий риск и высокая степень неопределенности.
Конкретность в частных формах управления.
Разрушение устоявшихся общественных и индивидуальных стереотипов.
Обострение социальных противоречий, проблем и ужесточение форм конфликтного взаимодействия.
Появление новых норм, культурных образцов и нового правового пространства.
Сложнопрогнозируемые побочные эффекты.

Таким образом, любая социальная инновация сопровождается рисками, ужесточением форм конфликтного взаимодействия и эскалацией конфликтов, появляется потребность в переходе на новый уровень управления и развития.

Если обратить внимание на социальные реформы и на те социальные процессы, которые им сопутствуют в России во всех сферах жизнедеятельности, то необходимо признать, что практически все они, разрушают устоявшиеся общественные и индивидуальные стереотипы, вызывают социальные протесты и жесткие формы противостояния, вплоть до терроризма. Именно поэтому необходимо рассматривать социальные реформы как социально-инновационные проекты, требующие поиска новых ресурсов, новых форм и норм взаимодействия между разными социальными группами, как в правовом, так и экономическом, организационном, интеллектуальном и духовном аспектах.

Виды ресурсов для регулирования конфликтов.

Конфликтное поле представляет собой не только риски и опасности разрушения, оно содержит в себе все потенциальные ресурсы для разрешения конфликта, часто не видимые для самих конфликтующих сторон:

концептуальные ресурсы – обеспечивающие целостность и связность проекта, его методологическую устойчивость и логическую непротиворечивость;
исследовательские ресурсы – привлечение специалистов для обследования, диагностики и анализа выделенной предметной области проекта;
нормативно-правовые ресурсы, опирающиеся на существующие или разрабатываемые в ходе проекта нормативно-правовые акты разного уровня;
информационно-коммуникативные ресурсы, открывающие доступ к проекту для всех заинтересованных сторон, строящие брэнд проекта и дающие возможность участникам получить доступ к необходимым данным и их обсуждению;
организационные ресурсы, предусматривающие точное и быстрое распределение задач и ответственностей среди участников и обратную связь для контроля или регулирования выполнения задач;
инструментальные ресурсы – обеспечивающие реализуемость проекта и его связь с практикой действий: показатели оценки ситуации, статистика, социологические исследования, некие методы упорядочивания баз данных;
образовательные ресурсы – возможность повышения квалификации и расширения горизонтов профессионального сознания в ходе разработки и реализации проекта;
идеологические ресурсы – учитывающие привлекательность, престижность и актуальность выдвигаемых в проекте идей для достаточно большого количества участников (не только молодежи);
политические ресурсы, подразумевающие поддержку проекта федеральной, региональной и муниципальной властью, региональными, национальными, конфессиональными и другими элитами;
финансовые ресурсы, которые важны тактически, но не являются стратегическим ресурсом проекта.

Главный ресурс, который всегда существует, но не всегда сознательно и планомерно используется на практике — это ресурс кооперации, партнерства, сотрудничества паритетных отношений и коммуникаций на базе общих профессионально-диагностических принципов и согласования интересов между всеми конфликтующими сторонами. Существующие представления управленцев, социологов и конфликтологов, признающие за конфликтами лишь их общие конструктивные или деструктивные функции, могут оказаться несостоятельным при практическом вмешательстве в конфликтные ситуации, если они не учитывают амбивалентентность и ресурсность первичного состояния конфликта.

Методологические принципы «концепции вмешательства» в конфликты.

Анализ теоретических работ по подходам к конфликтам позволяет сформулировать пять основных методологических принципов, позволяющих продолжить работу по теоретической и практической разработке концепции управленческого «вмешательства» в конфликт.

Принцип легитимности при вмешательстве в любые конфликты.
Принцип адекватности воздействия, призванный способствовать выявлению реального предмета конфликта и поиску методов регулирования конфликтного взаимодействия.
Принцип равности, то есть созданий равных условий для конфликтующих сторон, одновременно с ограничением насилия, агрессии и вражды.
Принцип действенности способов и методов технологизации и операционализации диагностики конфликтов.
Принцип «выращивания» культурных норм самими участниками конфликта. Культурные нормы, вводимые извне, в большинстве случаев будут отвергаться.
Принцип регулирования и ограничения внешних воздействий. С учетом того, что разрешение конфликта в итоге действительно создает некоторое равновесие сил, необходимо учитывать, что при неосторожном вмешательстве оно может создавать почву для вызревания нового конфликта, который пока находится в «зародышевом» состоянии.
Принцип рациональности и соотношения с устойчивостью системы. Вмешательство в конфликты должно осуществляться с учетом не только интересов конфликтующих сторон, показывающих возможную степень разрушения или созидания в каждом конкретном случае, но и степень риска разрушения целостности, ущерба и потерь для организации/общества.

Конфликтами можно управлять тогда, когда они открыто проявляются в противоборстве и столкновении субъектов. Как правило, разрешение конфликта зачастую связано с изменением «идеала» или «модели желаемого выхода», которые сами по себе не являются объектами воздействия. Насколько правомочно вмешательство извне в изменение такого идеала? Если вмешательство правомочно, то, следовательно, необходимо иметь идеальную схему разрешения конфликтов на разных уровнях управления, сфер жизнедеятельности и уровней субъектности.

Необходимо разрушить силу мифа о том, что любые конфликты можно разрешить или устранить. Вместо этого мифа необходимо ввести принцип конструктивного конфликтного взаимодействия как принципа развития. А поскольку при развитии возможно рождение новых форм, которые требуют «наращивания жизнеспособности» субъекта, то вмешательство в конфликт должно способствовать не только снятию противоречий и разрешению проблем, но и переходу субъектов на уровень создания новых социальных форм, новых проблем.

Профилактика социальных конфликтов возможна путем диагностирования актуальных и потенциальных точек напряжения в преддверии выработки управленческих решений (а не после принятия таковых) и соответствующей организацией диалога между всеми заинтересованными сторонами (включая тех, кому предстоит проводить решения в жизнь).

В концепции вмешательства в конфликты, связанные с социальными инновациями, должен быть сформулирован императив эффективности управления конфликтами на всех уровнях. Он может звучать так: любое лицо/институт, занимающее в управлении (или в структурах власти) руководящую должность/функцию, если оно не контролирует динамику снятия противоречий и не обеспечивает процесс разрешения проблем, не сохраняет целостность деятельности/системы в конфликтах, управляет неэффективно.