Особенности обмена данными.
Зачем компаниям нужна интеграция?
Интеграция продукта 1С с Битрикс24 дает возможность полноценно использовать оба незаменимых продукта. Это быстрый способ обмена данными между 1С и CRM.
Интеграция Битрикс24 и 1С необходима практически всем компаниям, которые ценят время и хотят мгновенно получить информацию.
Преимущества
Сотрудники будут видеть остатки товара.
Появляется возможность контролировать движение на складе, стадию обработки заявки.
При интеграции отправлять данные можно с любого устройства ПК или планшета.
Не нужно дублировать данные в другие программы. Достаточно их внести в основную программу 1С.
Синхронизация на другие продукты происходит автоматически.
Как работает интеграция?
В рамках модуля CRM интеграция с 1С происходит в виде:
- синхронизации справочника товаров;
- двустороннего обмена по счетам.
Двусторонний обмен может работать в двух режимах:
Режим реального времени. Здесь любые изменения на стороне 1С или Битрикс24 запустят процесс синхронизации.
Ручной режим. Обмен данными запускается вручную на стороне 1С.
Битрикс24 умеет обмениваться данными со следующими конфигурациями 1С:
Управление торговлей ред. 10.3
Управление торговлей ред. 11.1
Управление торговлей ред. 11.2
Управление производственным предприятием ред.1.3
Комплексная автоматизация ред. 1.1
Управление небольшой фирмой ред. 1.5
Управление небольшой фирмой ред. 1.6
ERP Управление предприятием 2.1
Бухгалтерия предприятия 3.0 начиная с релиза 3.0.44.94.
Синхронизация справочника товаров
Важно понимать, что синхронизация товаров 1С в систему Битрикс24 может быть только односторонняя. Номенклатура ведется в программе 1С и при ручном запуске загружается в Битрикс24.
При этом нужно учитывать некоторые моменты:
- Характеристики товаров не поддерживаются. В Битрикс24 можно перенести только наименование позиции, стоимость и ставку НДС.
- Виды цен не поддерживаются. В Битрикс24 можно загрузить только одну из них, например, оптовую или розничную.
- Остатки со склада 1С не поддерживаются при прямой интеграции. Увидеть остатки по складу в Битрикс24 удастся, если у вас есть сайт на платформе «1С-Битрикс: Управление сайтом» с модулем интернет-магазина, который уже интегрирован с вашей программой.
Обмен по счетам
Когда менеджер выставляет счет в CRM, при настроенной интеграции они сразу попадают в 1С как «заказа клиента». Если контрагент уже есть в программе, то соответствующий заказ прикрепится к нему. Если нет, то будет создан новый на основе счета.
У заказа есть несколько статусов, которые меняются. Можно изменять вручную, или это делается автоматически. Менеджер увидит, когда счет будет «оплачен». После чего может продолжить работу с клиентом.
Настройка
Если вы уже определились, что интеграция вам необходима, то самое время перейти к настройке. И для начала нужно будет проверить, насколько ваша программа соответствует требованиям.
Каждое решение 1С имеет свои особенности обмена. Например, 1С:Бухгалтерия обменивается счетами, 1С:Управление торговлей - заказами, а 1С:УНФ - и тем, и другим.
Рассмотрим работу на примере 1С:Управление небольшой фирмой.
- Прежде всего необходимо установить специальный модуль на стороне 1С;
- После этого надо подготовить модуль к работе. Для этого надо установить права и проверить таблицы соответствий;
- Также вам потребуется установить на вашем портале приложение 1С+CRM Битрикс24. Оно генерирует ключ, который необходим для связи портала с 1С.
Модули разработаны для следующих решений:
- 1С:Бухгалтерия предприятия, редакция 3.0;
- 1С:Управление торговлей, редакция 10.3 и 11;
- 1С:Управление небольшой фирмой, редакция 1.6.
Наши специалисты подключат систему, настроят модуль и дадут необходимые рекомендации. Закажите консультацию прямо сейчас.
Интеграция Битрикс24 - это обмен информацией о товарах, заказах, клиентах и другими данными между порталом Битрикс24 и различными сервисами. Интеграция позволит оперативно обновлять информацию, поддерживать клиентскую базу в актуальном состоянии и автоматизировать многие бизнес-процессы.
Основные виды интеграции
Интеграция Битрикс24 с телефонией позволит увеличить продуктивность звонков клиентам. Входящие будут автоматически переадресовываться ответственному менеджеру. Информация о звонящем останется в системе. Даже если на звонок не ответят, контакты лидов не потеряются. История взаимодействия с клиентом и записи разговоров сохранятся в CRM. Вы сможете прослушивать их и анализировать работу менеджеров. Подробнее об интеграции Битрикс24 с телефонией читайте .
Интеграция Битрикс24 с интернет-магазином или сайтом нужна, чтобы данные из заполненных на сайте форм попадали в Битрикс24. Если сайт интегрирован с Битрикс24, о каждой оставленной заявке или сделанном заказе будет приходить уведомление в CRM. Это поможет вести работу с клиентами, оперативно обрабатывать заявки, отслеживать стадии выполнения заказов, сохранять данные лидов.
Настройка двустороннего обмена данными между 1С и Битрикс24. Интеграция позволит выгружать из 1С в Битрикс и наоборот отчеты и другие документы, информацию о товарах, контрагентах, счетах, заказах. На корпоративном портале будет доступ к актуальным данным, хранящихся в 1С:Бухгалтерия, 1С:Управление торговлей или 1С:Управление небольшой фирмой.
Битрикс24 поддерживает обмены с 4 редакциями 1С: УНФ 1.6, Бухгалтерия 3.0, УТ 10.3 и 11. Наши специалисты разработали собственные модули обмена для других редакций и версий 1С, например, УТ 10.2.
Сложная интеграция необходима компаниям, которые используют другие программные продукты или технические решения и хотят, чтобы данные из этих программ автоматически поступали в CRM. Это поможет автоматизировать многие бизнес-процессы. Мы интегрируем Битрикс24 с кастомизированными 1С, со старыми версиями 1С без готовых модулей, с системами контроля управления доступами, с аналитическими системами, с биллинговыми системами, с личными кабинетами клиентов и с мобильными решениями.
Информация, с которой вы работаете в Битрикс24, может находиться в различных источниках. Чтобы собрать ее в единую систему и наладить обработку, необходимо произвести импорт в Битрикс24. Мы выгрузим контакты компаний, базы лидов, информацию по сделкам из любого сервиса или базы данных. Как мы настраивали импорт данных из системы, с которой автоматический обмен был невозможен, читайте .
Заказывайте интеграцию Битрикс24 у партнера, который заботится о вашей эффективности!
Тема актуальна для предприятий, например, строительной отрасли и других сфер, где есть сложный процесс продаж, завязанный одновременно и на производство.
Как правило, продавцы в таких компаниях работают в 1С (УТП или УПП). Именно в этой среде происходит формирование и согласование коммерческих предложений с производственными службами, отслеживаются оплаты, ведется склад и пр. Битрикс24 эти функции не заменит.
Но продукты 1С не дают руководителю отдела продаж хорошего инструмента для повышения эффективности работы с клиентами, гибкой аналитики, мониторинга состояния клиентской базы. А также там не настроишь бизнес-процессы.
Поэтому коммерческие директора и РОПы с надежной смотрят на CRM Битрикс 24 с его аналитикой и прозрачностью. Под контролем и прозрачностью работы отдела продаж в первую очередь понимается фиксация всего, что делает менеджер с клиентом, а именно:
- Входящие и исходящие звонки (и их количество), с автоматической привязкой к карточке клиента.
- Входящие и исходящие email’ы.
- Если это постоянная работа на выезде с установленным gps-датчиком – возможность понимать, было ли запланированное посещение или нет.
Уже эта информация даст руководству однозначное понимание, чем занимается отдел продаж. Например, работает ли он только с «жирными» текущими клиентами, не уделяя должного внимания новым обращениям (ведь результат не очевиден и случится не скоро). При отсутствии этой самой прозрачности руководители только догадываются, чувствуют, что что-то идет не так, но оснований для принятия решительных действий нет.
Однако возникает много вопросов: как совместить работу двух продуктов так, чтобы это не усложняло работу продавцам – не требовало двойной работы по внесению информации, содержало актуальные каталоги в двух продуктах одновременно и т.п. В идеале, для продавцов вообще ничего не должно меняться, особенно для «старожилов», которые, как известно, с трудом принимают все новое.
Вопрос поддержание актуальной информации одновременно в двух продуктах уже решен. Битрикс24 и любой продукт 1С можно интегрировать таким образом, что изменения в одном будут оперативно транспортироваться в другой. В обе стороны с одинаковым успехом.
Более сложный вопрос — как выстроить оптимальную конфигурацию совместной работы с этими продуктами для сотрудников. И здесь есть два важных принципа, позволяющих успешно решать такие задачи:
Первое, для каждой функции надо определить – какой продукт будет главным для ее исполнения , и все действия по этой функции совершать в главном продукте (изменения будут транспортироваться в другой). То есть, для каждой операции — своя рабочая зона.
Например, для многих подойдет вариант, когда в Битрикс24 продавец только заносит карточку клиента (которая быстро транспортируется в 1С), а вся остальная работа идет, как и раньше, — в 1С.
Для продавца мало что меняется, но многое меняется для РОПа: все данные, согласования, коммерческие предложения и их статусы теперь автоматически будут попадать в Битрикс24 для анализа. Коммерческий директор и РОП получат инструмент контроля, аналитики и, как следствие, прозрачность в работе отдела.
Второй принцип, определить роль Битрикс24 . В какой степени это будет рабочий инструмент для продавцов и руководителей, и какие задачи будет решать CRM?
Битрикс24 CRM будет тем инструментом, который вы захотите. В том смысле, что его можно внедрить, например, как инструмент: а) качественного сбора и отработки лидов (включая автоматическое создания карточек клиентов от входящих и исходящих звонков аппаратов менеджеров); б) автоматизации бизнес-процесса продаж (последовательности постановки задач и контроля их исполнения, включая эскалированные оповещения в случае просрочки); в) аналитической средой для руководителя отдела продаж.
Таким образом возможно дополнить привычную и незаменимую среду 1С новыми возможностями Битрикс24 в той степени, с которой это будет целесообразно. Без необходимости дублирования информации и затягивания в Битрикс24 сотрудников других служб.
Вышлем подробное описание внедренных проектов . Для этого вам нужно перейти по ссылке и заполнить форму:
.3) На стороне 1С может быть проведена оплата счета или его отгрузка, может быть изменен состав товаров счета их стоимость и кол-во. Все эти данные будут автоматически отправлены в CRM при очередной синхронизации.
4) Эти же изменения на стороне CRM приведут к изменениям соответствующих заказов в 1С.
Основной сценарий обмена товарами:
Обмен товаров реализован односторонний, т.е. отслеживаются изменения только на стороне 1С, а при синхронизации эти изменения попадают в CRM.
Настройки 1С :
Основные настройки выполняются на стороне 1С.
Начнем с самого главного, настроим синхронизацию для обмена данными с сайтом.
1. Запускаем программу . Идем в Администрирование – Синхронизация данных – и устанавливаем галочку «Обмен данными с сайтами»
2.
Создаем вид цены товаров, который будет использоваться для обмена.
Переходим в
Маркетинг
-
Настройки и справочники
-
Виды цен
Создаем вид цены (вы можете использовать существующий вид цены, если он удовлетворяет указанным ниже параметрам), например, BASE, указываем валюту, НДС (если необходимо), сохраняем.
3.
Создаем Типовое соглашение с клиентами. Переходим
Маркетинг
–
Типовые соглашения с клиентами
–
Создать
(вы можете использовать существующее соглашение, если оно удовлетворяет указанным ниже параметрам).
Заполняем все необходимые поля:
Наименование
– любое название, например, я использую BASE.
Организация
– название вашей организации.
Статус
– устанавливаем «Действует», так как это должно быть активное соглашение.
Вид цены
– необходимо выбрать именно тот вид, который мы создали на предыдущем шаге, в моем случае, это BASE.
Д
оступно внешним пользователям
– обязательно устанавливаем активность этой галочки, для того чтобы данные могли синхронизироваться с
порталом Битрикс24
.
4.
Необходимо создать вид номенклатуры (или изменить его, если таковой уже есть).
Переходим в раздел "Все функции" –
Справочники
–
Виды номенклатуры
–
Создать
.
В открывшемся окне необходимо указать наименование, а также отключить активность галочки «Использовать характеристики», если она установлена.
5.
Перед началом создания узла перейдите на страницу настройки в bitrix24 и разрешите . Скопируйте адрес страницы синхронизации.
Переходим на страничку
администрирования в 1С
–
Синхронизация данных
и переходим по ссылке «Узлы обмена с сайтами» и нажимаем создать.
В открывшемся окне создаем новый узел, первая вкладка Основные настройки :
Обязательно устанавливаем галочки «Выгрузка товаров» и «Обмен заказами»
Адрес сайта – копируем ссылку на вашем портале на странице CRM – Настройки – Интеграция с 1С .
Имя пользователя – ваш логин от аккаунта на портале, важно указать полностью вида
Пароль
– пароль от вашего аккаунта на портале.
Вкладка -
Выгрузка товаров
.
Необходимо скопировать ссылку в колонке Идентификатор каталога и вставить ее в настройках на портале
(для того чтобы связать
каталог CRM
и
каталог 1С
)
Перейдем на вкладку –
.
Основные настройки, здесь необходимо заполнить все обязательные поля, дополнительные реквизит документов, способ идентификации контрагентов и т.д. Нажмите на кнопку "лупа" и выберите соответствующие значения.
Вид номенклатуры, услуга и соглашение – необходимо выбрать именно те, что вы создали на предыдущих шагах, все они должны быть без характеристик.
Далее на вкладке «Дополнительно», выполним сопоставление статусов счета.
Здесь вы можете указать соответствие статусов счета в
при выгрузке счетов по направлению из CRM в 1С.
Очень важно, при задании статуса заказа указать именно такие названия, которые указаны на скриншоте. Т.е. первая колонка должна называться "Статус заказа", вторая колонка соответствует тому статусу, который указан на портале, нужно вводить полное название статуса со скобками, и третья – это статус заказа в 1С (выбирается из списка).
Прежде, чем определяться с требованиями к программам или переходить к конкретным действиям, давайте сперва выясним, что же нам дает интеграция 1С и Битрикс24, какие сценарии работы мы сможем реализовать, а от чего придется отказаться.
Существует всего две “точки касания” программных продуктов в рамках модуля CRM - синхронизация справочника товаров и двусторонний обмен по счетам.
Синхронизация товаров
Синхронизация товаров 1С в Битрикс24 строго односторонняя. Вся номенклатура ведется полностью на стороне вашей программы 1С и загружается в Битрикс24 при ручном запуске или через определенные промежутки времени, например каждые 10 минут. Можно выбрать какую номенклатуру и группу товаров переносить, но важно учесть несколько особенностей.
1. Модуль обмена не поддерживает характеристики товаров.
В Битрикс24 вы можете перенести наименование позиции, стоимость, ставку НДС. Дополнительные характеристики товаров, которые присутствуют в вашей 1С, не переходят в CRM при интеграции.
Наглядный пример - магазин одежды. Каждая позиция может иметь несколько вариантов по цветам (черный или белый) и размерам (S, M, L, XL). Однако в Битрикс24 все это великолепие товаров не отобразится. Альтернативное решение - заводить отдельную позицию под каждый вариант характеристик.
2. Модуль обмена не поддерживает виды цен.
Если вы ведете в 1С несколько видов цен - розничная, оптовая, закупочная, скидочная, то в Битрикс24 вы сможете загружать только одну из них.
Увидеть остатки по складу в вашем Битрикс24 все же можно, но только если у вас имеется сайт на платформе “1С-Битрикс: Управление сайтом” с модулем интернет-магазина, который уже интегрирован с вашей 1С. В таком случае, в Сделке CRM, связанной с интернет-магазином открывается бэк-офис сайта и сам заказ можно формировать в панели управления вашего магазина, где и отображаются остатки. Это достаточно удобный сценарий для тех, у кого уже есть интернет-магазин. Остальным придется смотреть остатки в учетной системе.
Интеграция по выставлению счетов
Второй сценарий, который пользуется большим спросом - интеграция Битрикс24 и 1С по выставленным счетам.
Все просто - когда переговоры с клиентом подошли к самой важной отметке - оплате товаров или услуг, менеджер заходит в CRM и выставляет счет в карточке клиента или в созданной сделке.
При настроенной интеграции, данные счета попадают в 1С в виде “заказа клиента” с определенным статусом (именно поэтому нужна торговая конфигурация 1С и не подходит обычная Бухгалтерия). Если контрагент уже заведен в 1С, то заказ будет закреплен за ним, в противном случае будет создан новый контрагент на основе данных счета. Проверка наличия контрагента происходит по наименованию или ИНН.
Заказы клиента в 1С также имеют несколько статусов, один из которых означает поступление оплаты. Когда бухгалтер (вручную) или клиент-банк (автоматически) привязывает оплату по счету, заказ переводится в нужный статус и 1С сообщает эту информацию в Битрикс24, где статус Счета также изменяется на “оплачен”. Менеджер видит оплату и может спокойно продолжать работу с клиентом.
Важная особенность:
Информация из Битрикс24 в 1С и обратно проходит только в рамках Счета. К примеру, ИНН, КПП, наименование, адрес клиента перейдут в 1С. Любая прочая, не платежная информация - телефоны и email отдельных контактных лиц, адрес дополнительного офиса или склада, ссылка на сайт и ФИО подписантов - ничего этого в 1С не переходит. Синхронизация происходит в рамках счетов, а не контрагентов.
Однако, счет - далеко не единственный документ при работе с клиентами. Договоры, акты, накладные - все эти документы ведутся в учетной системе, в вашей 1С и не переходят в CRM при интеграции. Если работой по их подписанию и закрытию занимаются менеджеры по продажам, то процесс их взаимодействия с бухгалтером или учетной системой необходимо оптимизировать отдельно.
Типовой бизнес-процесс
Указанные особенности интеграции по товарам и счетам сужают спектр доступных для реализации бизнес-процессов и сценариев, тем не менее интеграция служит своей главной задаче - снижению издержек на взаимодействии отдела продаж и бухгалтерии.
В ожидании оплаты менеджеру не нужно постоянно отвлекать бухгалтера или самому проверять в 1С. Он спокойно продолжает работу с другими клиентами, а информация об оплате найдет его сама.
В свою очередь бухгалтер не тратит время на заведение счетов и контрагентов в 1С - они там появляются автоматически. А при наличии интеграции с клиент-банком, процесс выставления счета и получения оплаты и вовсе не требует участия бухгалтера.
Нетиповой бизнес-процесс
Если для вашего бизнес-процесса указанные ограничения являются значительным недостатком, то в таком случае решение следует искать в двух направлениях.
Первое - оптимизация ваших внутренних процессов. Правильное разграничение зон ответственности менеджеров, построение эффективных коммуникаций может свести на нет все недостатки системы. Например, в вашем отделе продаж 8 менеджеров, каждый из которых самостоятельно занимается вопросами отгрузки и подписания документов со своими клиентами. Возможно, эффективность работы повысится, если одного из менеджеров назначить ответственным по логистике, а остальные 7 сосредоточатся на продажах? Тогда каждый сможет работать в своей специализированной программе.
Второй путь - дополнительная настройка системы. Битрикс24 - это инструмент с очень широкими возможностями. Работа с файлами, задачами, бизнес-процессы и множество способов коммуникации помогут реализовать функции, не предусмотренные стандартным функционалом. Счет на оплату, подготовка накладной, акта-сверки, внесение правок в договор - все эти процессы можно автоматизировать на базе простых внутренних заявок. При этом каждый выполняет заявки в удобное время, по каждому вопросу ведется история и вы всегда можете просмотреть общий реестр документов.
Бизнес-процессы в Битрикс24 - это крайне мощный инструмент не только при интеграции с 1С, функционал позволяет решать множество других задач по автоматизации, связанных с взаимодействием между сотрудниками и рутинными операциями. Бизнес-процесс может уведомлять сотрудников, ставить задачи, сохранять файлы в CRM и отправлять письма клиентам - множество дополнительных возможностей для эффективной совместной работы.
Таким образом, интеграция Битрикс24 и 1С имеет некоторые ограничения, в силу особенностей облачных сервисов, но вместе с тем имеет и свои несомненные преимущества.
Стандартная интеграция является вполне применимой, когда оплата счета является одним из завершающих этапов работы менеджера по продажам (заказное производство, продажа IT-решений, наличие логистического отдела), либо процессы после оплаты не требуют учета в 1С (например, большая часть рынка услуг или проектная деятельность).
Дополнительные настройки могут потребоваться компаниям, у которых сильная постоплатная составляющая, требующая учета в 1С - чаще всего работа менеджеров с закрывающими документами или логистическими операциями - отгрузка, заказ транспорта и согласование доставки.
На практике, крайне важным для успешной интеграции является понимание ваших внутренних процессов, того, как сотрудники работают в действительности, а не в инструкциях на бумаге.
В этой статье мы постарались подробно описать доступные пользователям сценарии работы и возможности стандартной интеграции CRM облачного сервиса Битрикс24 и учетных программ 1С.
Для реализации описаны в отдельной статье.
Еще одна статья рассказывает, если вы решили настроить интеграцию у себя в компании.
Если у вас остались вопросы - вы можете задать их в комментариях ниже или обратиться к нашим менеджерам.
Автоматизируйтесь с легкостью!
