Виды и формы коммуникаций в организации. Формы и типы коммуникации К вертикальным коммуникациям относятся

Вертикальная и горизонтальная коммуникация

С точки зрения направления движения различают вертикальную (с направлением вверх или вниз) и горизонтальную коммуникацию.

Вертикальная коммуникация, направленная сверху вниз, поступает из высших уровней иерархической структуры в низшие: от начальника к подчиненным. Это, как правило, приказы, распоряжения с сопровождающими объяснениями задач, целей и методов исполнения, а также оценка работы подчиненных, попытка стимулировать их мотивацию, поддержка и контроль .

К проблемам данного вида коммуникации можно отнести следующие:

‣‣‣ исполнители и руководители часто говорят на разных языках (в прямом и переносном смысле). Даже если рабочий язык общения английский, уровень профессиональной подготовки различен, следовательно, есть опасность остаться непонятым, в случае если один из собеседников злоупотребляет техническими или профессиональными терминами. Как правило, именно на низших уровнях работают представители местных национальных культур, для которых язык менеджеров часто неродной, в связи с этим необходимо использовать простую, доступную лексику.

‣‣‣ руководителям порой трудно оценить, какую информацию крайне важно направлять исполнителям: ее нехватка не позволит работнику правильно и эффективно выполнить задание, а избыток вызовет раздражение. Следовательно, информация должна быть правильно дозирована.

К вертикальной коммуникации, направленной снизу вверх относятся отчеты, служебные записки, различные сообщения подчиненных руководителю о ходе выполнения работы, возникших проблемах, новаторских идеях, рациональных предложениях, а также запросы. Это очень важная для менеджеров ʼʼобратная связь ʼʼ, содержащая информацию о состоянии дел, боевом духе работников и возможных причинах недовольства.

Проблемы данного вида организационной коммуникации многочисленны:

‣‣‣ исполнители часто не посылают ʼʼнаверхʼʼ негативные замечания из боязни быть наказанными или уволенными;

‣‣‣ часто направленные замечания остаются без ответа из-за занятости руководителя, и у рабочего создается ощущение бесполезности этого вида коммуникации;

‣‣‣ порой отправленная снизу критика не достигает своего адресата͵ поскольку перехватывается непосредственным начальником;

‣‣‣ за разъяснением каких-то проблем подчиненные часто предпочитают обращаться к равным по положению сотрудникам, а не к руководителям;

‣‣‣ часто возникает чисто географическая или территориальная причина отсутствия такого вида связи: помещения, в которых работают подчиненные и руководители, могут находиться на разных этажах здания, а порой в разных зданиях, городах, и даже странах, что препятствует быстрой и эффективной коммуникации.

Есть несколько способов разрешения перечисленных проблем :

§ поставить в организации специальные ящики для анонимных предложений и замечаний;

§ руководство может разработать систему поощрений наиболее инициативных сотрудников;

§ руководство может продумать систему коммуникации без промежуточных барьеров, напрямую от самого низшего уровня к самому высшему;

§ ввести порядок обязательной регистрации всех сообщений с контролем принятых ответных мер.

Горизонтальная коммуникация – это обмен деловой информацией между сотрудниками, занимающими равное положение в организации, как внутри одного отдела, так и между отделами. Данный вид коммуникации необходим для создания хороших взаимоотношений между работниками организации, их полноценного общения, а следовательно, и для положительных результатов их совместной деятельности.

Среди проблем данного вида коммуникации следует прежде всего назвать:

‣‣‣ производственный жаргон, присущий каждому отделу и часто непонятный представителям других отделов, выступающим в роли получателей информации;

‣‣‣ довольно распространенная тенденция считать свой участок работы самым важным, что часто препятствует эффективному взаимодействию сотрудников.

В качестве методов преодоления этих проблем рекомендуется:

§ в первом случае упрощать и объяснять сообщаемую информацию;

§ во втором случае развивать способность представлять всю картину деятельности организации и понимать важность для общего дела всех ее отделов и подразделений.

В многонациональных компаниях вертикальная коммуникация имеет место между менеджерами штаб-квартиры (головного офиса) и подразделений различного иерархического уровня. Она может принимать форму финансовой отчетности подразделений перед головным офисом, командировок из локальных подразделений в штаб-квартиры и, напротив - участия подразделений в процессе планирования и т.д. Горизонтальная коммуникация , с другой стороны, происходит между равными по статусу сотрудниками МНК, но разных функциональных и территориальных подразделений.

Вертикальная и горизонтальная коммуникация - понятие и виды. Классификация и особенности категории "Вертикальная и горизонтальная коммуникация" 2017, 2018.

Отправить свою хорошую работу в базу знаний просто. Используйте форму, расположенную ниже

Студенты, аспиранты, молодые ученые, использующие базу знаний в своей учебе и работе, будут вам очень благодарны.

Подобные документы

Сущность, проблемы и роль коммуникации. Особенности процесса коммуникации в организации. Рекомендации по совершенствованию коммуникации в ОАО "Башкирэнерго". Взаимодействие между элементами управленческой структуры. Вербальная и невербальная коммуникация.

курсовая работа , добавлен 05.11.2014

Сущность коммуникации и определение ее значение в процессе управленческой деятельности менеджера. Разновидности коммуникации и ее основные этапы реализации, ступени противоречий. Пути взаимосвязи коммуникации и информации в управлении персоналом.

реферат , добавлен 28.05.2010

Процесс коммуникаций и эффективность управления. Межуровневые коммуникации в организациях. Межличностные коммуникации. Коммуникационный процесс. Ответственность руководителя за налаживание коммуникации. Совершенствование коммуникаций.

курсовая работа , добавлен 12.05.2002

Управленческая информация в организации. Разновидности и содержание процесса делового общения. Особенности организации процессов коммуникации. Характеристика связей между людьми в процессе коммуникации, роль и оформление управленческой документации.

реферат , добавлен 27.10.2011

Характеристика специфики деловых коммуникаций между руководителем и подчиненным, определение их влияния на эффективность деятельности предприятия. Структура организации и стиль руководства. Оценка психологической атмосферы в коллективе А.Ф. Фидпера.

контрольная работа , добавлен 01.12.2015

Теоретические аспекты коммуникаций в организации: понятие, классификация, барьеры, возникающие в процессе коммуникации, каналы коммуникации. Исследования особенностей коммуникационного процесса внутри крупной компании, поиск направлений его оптимизации.

курсовая работа , добавлен 20.10.2012

Признаки классификации информации. Коммуникации как процесс передачи информации от источника к получателю с целью изменения его знаний установок или поведения. Преграды межличностных коммуникаций (микробарьеры). Пути улучшения системы коммуникации.

Понятие вертикальной коммуникации

Коммуникацией называется процесс передачи информации. Формами коммуникаций могут быть:

Явная – с помощью языка и графических иллюстраций;
Неявная – с помощью невербальных жестов, выражения лица.

Средствами коммуникации выступают :

Совещание;
Видеоролик;
Служебная записка;
Электронная почта;
Телефонный разговор;
Беседа;
Интернет;
Отчет.

Элементы процесса коммуникации:

1. Отправитель – лицо, формирующее и передающее информацию другому лицу.

2. Сообщение – закодированная .

3. Каналы – совокупные средства и среда распространения информации.

4. Получатель – лицо, которому направляется информация, и который ее истолковывает.

Внутренняя коммуникация представлена коммуникациями, которые имеют место в рамках компании (между работниками, подразделениями).

Формы внутренних коммуникаций

Вертикальная коммуникация означает передачу информации между собой руководителей и подчиненных. Такая коммуникация предполагает распоряжения, приказы, рекомендации, данные руководителем подчиненному, и в свою очередь сообщения, переданные подчиненными руководителям.

Вертикальные коммуникации бывают следующих видов:

1. Между подразделениями, которые находятся на разных иерархических уровнях организации;

2. Между руководителями и подчиненными.

Вертикальная коммуникация предполагает перемещение информации двумя способами.

А) По нисходящей – перемещение информации с высшего уровня руководителей на низший. Подчиненные получают сообщения о задачах, измененных приоритетах, конкретных заданиях от руководства.

Б) По восходящей – передача информации с низшего уровня подчиненных на высший. Такая коммуникация выполняет функцию оповещения верхушки, о действиях низших уровней. Коммуникации по восходящей имеют инновацию в управлении (кружки качества) – группа рабочих, которые собираются регулярно, чтобы обсудить и решить проблемы, возникающие в производстве или в обслуживании. Информация передается с помощью отчетов, предложений и объяснительных записок.

Проблемы коммуникаций сверху вниз:

Подчиненные и управленческий персонал «говорят на разных языках». Поскольку уровень профессиональной подготовки разный – следовательно существует опасность остаться непонятым, из-за избытка профессиональных и технических терминов.

Руководители не могут объективно оценить информацию, направляемую починенным. Информация должна направляться дозировано. Нехватка – не позволяет подчиненному эффективно выполнить задание, а избыток – вызывает раздражение.

Проблемы коммуникаций снизу вверх:

Подчиненные не высказывают негативные замечания, поскольку бояться увольнения.

Чтобы решить проблемы, подчиненные обращаются к равным по статусу сотрудникам, а не к руководителям.

Критика направляемая снизу, не достигает своего адресата, а перехватывается начальником.

Пути решения проблем:

Создание специальных ящиков анонимных предложений и замечаний;
Разработка системы поощрений для наиболее инициативных сотрудников;
Создание системы коммуникаций без барьеров от низшего уровня к высшему;
Введение обязательной регистрации всех сообщений с дальнейшим контролем за принятыми мерами.

Сравнение элементов вертикальной и горизонтальной коммуникации

Будьте в курсе всех важных событий United Traders - подписывайтесь на наш

Нисходящий уровень вертикальных коммуникаций - это передача информации с высшего уровня на низший о текущих задачах, рекомендуемых процедурах, технологиях, изменении приоритета, уточнение конкретных заданий и т.п.

Восходящий уровень вертикальных коммуникаций - это передача информации с низшего уровня на высший о возникших идеях относительно рационализации процесса производства . Если руководитель решит, что идея заслуживает поддержки, он сообщает о ней на следующий, более высокий уровень. Инициатива, возникшая на низшем уровне, должна подняться на самый верх, последовательно пройдя все промежуточные уровни управления.

Нисходящий уровень (направление) вертикальных коммуникаций - это передача информации с высшего уровня на низший о текущих задачах, рекомендуемых процедурах, технологиях, изменении приоритета, уточнение конкретных заданий и т. п. Нисходящий уровень используется руководителями групп для постановки задач , описания работ , информирования о процедурах, для того чтобы выделить проблемы, требующие внимания, предложить обратную связь по результатам работы.

Восходящий уровень (направление) вертикальных коммуникаций - это передача информации с низшего уровня на высший о возникших идеях относительно рационализации процесса производства.

Сложность вертикальной коммуникации возрастает под влиянием иерархии, затрудняющей обмен информацией

Коммуникативная функция характеризуется множеством типов и форм, способов, методов и приемов реализации. Во внутри-организационных взаимодействиях выделяют вертикальные и горизонтальные коммуникации . Вертикальные коммуникации - это обмен информацией между соподчиненными (иерархическими) уровнями структуры управления организацией. Такие коммуникации могут быть нисходящими и восходящими. В нисходящих коммуникациях руководитель реализует свои управленческие воздействия приказы, распоряжения, предписания, рекомендации и т. п. Восходящие вертикальные коммуникации - это обратная связь между подчиненными и руководителем. Такие коммуникации обеспечивают передачу информации различного функционального назначения сигналы о возникновении проблемной ситуации на подчиненном уровне управления, официальные отчеты, неформальные сообщения и т.п. Горизонтальные коммуникации - это коммуникации между паритетными подразделениями, взаимодействие исполнителей и коммуникации между паритетными руководителями в общей плоскости управления. Несмотря на особую значимость вертикальных коммуникаций, реализующих иерархический принцип построения структуры управления организацией, горизонтальные коммуникации обеспечивают не менее важный принцип координации профессиональной деятельности . Лишь сочетание видов коммуникаций образует каркас всей коммуникативной сети организации.

Проведем сравнение элементов развитых современных систем вертикальной коммуникации и горизонтальной коммуникации в табл.3.189.

Поскольку любая организация иерархически организована, можно выделить следующие виды внутренних коммуникаций вертикальные, горизонтальные и диагональные горизонтальные коммуникации . Вертикальные коммуникации - это общение между руководителем и подчиненным. К ним относятся распоряжения, приказы, рекомендации, которые руководитель дает подчиненному, а также отчеты, сообщение о выполнении задания, то есть

Диагональными называют коммуникации, связывающие подчиненных и начальников разных отделов, то есть коммуникации, которые сочетают в себе свойства горизонтальных и вертикальных коммуникаций.

Соотношения между горизонтальными и вертикальными коммуникациями, с одной стороны, и межличностными и организационными коммуникациями представлены в таблице.

Вертикальные коммуникации Горизонтальные коммуникации

Превращение коллектива фирмы в единую двухзвенную команду с четкими вертикальными коммуникациями может выступать добротной основой для консолидации вокруг генерального менеджера всего персонала. Такое прорастание связей на морально-психологической и производственно-технологической основе может обеспечивать эффективное преодоление кризисного состояния с минимальными издержками , которые неизбежны в любом развивающемся организме.

Исследование коммуникативных сетей в организации дает возможность проанализировать целостность системы , ее взаимосвязь с окружающей средой , восприимчивость к нововведениям. Анализ коммуникаций должен носить многоуровневый характер 1) личностные сети индивида 2) сети группы 3) сети системы, на каждом уровне которых выделяются соответствующие показатели (например, разобщенность, сплоченность, доминирование в системе, открытость системы) 4) вертикальные сети (как восходящие, т. е. от низших уровней к высшим, так и нисходящие) 5) горизонтальные между отделами, подразделениями 6) неформальные сети..Особо выделяются коммуникации руководитель-подчиненный, входящие в вертикальные коммуникации в связи с тем, что они являются основной частью коммуникативной деятельности руководителя.

Совершенно иная мотивация у руководителей и работников организации, имеющей небольшое количество уровней управления (мелкую или плоскую организационную структуру). В такой организации легче формируются вертикальные коммуникации высшее руководство находится ближе к линейным подразделениям. Значительная нагрузка менеджеров, невозможность уследить за всеми подчиненными вынуждает их серьезно относиться к подбору работников, делегировать им задачи и полномочия. Персонал мотивирован на проявление самостоятельности, инициативы в большей степени реализуются потребности людей в уважении, самовыражении, в меньшей - чувство защищенности, причастности, потому что работники вынуждены самостоятельно принимать решения по многим возникающим проблемам.

Диалоге подчиненным (вертикальная коммуникация).

По мере развития феодального общества постепенно начала складываться система общественного уклада, представлявшая собой пирамиду имущественных и властных полномочий обособленных групп людей, связанных между собой системой вертикальной коммуникации, предполагавшей обмен учетной информацией финансового характера. В то время слово ценилось выше документа, поскольку считалось, что последний можно легко фальсифицировать, поэтому письменные документы были лишь дополнением к наиболее важной учетной информации , зафиксированной в результате устных договоренностей. Такое положение сохранялось во многих странах Европы вплоть до XIV в. (особняком стояли города Северной Италии).

Эффективная вертикальная коммуникация. Информирует начальство обо всех важных продвижениях, сообщает ему как хорошие, так и плохие новости

Сообщение - это информация, которая передается и воспринимается. Оно может быть письменным, устным, невербальным, формальным, неформальным, внешним, горизонтальным или вертикальным. Горизонтальными считаются сообщения, которыми обмениваются люди, по положению. Вертикальная коммуникация имеет

Должностной отчет - это метод горизонтальной и вертикальной коммуникации.

Межуровневые коммуникации в организациях. Информация перемещается внутри организации с уровня на уровень в рамках вертикальных коммуникаций. Она может передаваться по нисходящей, т. е. с высших уровней на низшие. Таким путем подчиненным уровням управления сообщается о текущих задачах, изменении приоритетов, конкретных заданиях, рекомендуемых процедурах и т. п. Например, вице-президент по производству может сообщать управляющему заводом (руководителю среднего уровня) о предстоящих изменениях в производстве продукта . В свою очередь, управляющий заводом должен проинформировать подчиненных ему руководителей об особенностях готовящихся изменений.

Лучше горизонтальные и вертикальные ции. Отношения между индивидами, как правило, Это довольно трудно доказать, но многие японские менеджеры , работающие в дочерних компаниях за рубежом, утверждают, что у иностранцев коммуникации хуже.

Указанный баланс достигается путем переплетения вертикальных (административная часть) и горизонтальных (техническая часть) связей и коммуникаций. Работник в каждой ячейке матрицы (рис. 7.13) подчиняется одновременно двум властям. Специалисты функциональных отделов закрепляются на формальной основе за определенным продуктом и поэтому должны подчиняться двум руководителям.

Порой бывает очень трудно провести разницу между этими двумя типами конфликтов . Внутриорганизационный конфликт тем не менее чаще всего ассоциируется с противостоянием и столкновениями, возникающими на почве того, как были спроектированы отдельные работы или организация в целом, а также на почве того, как формально распределена власть в организации. Выделяются четыре разновидности этого конфликта вертикальный , горизонтальный, линейно-функциональный, ролевой. В реальной жизни эти конфликты тесно переплетены друг с другом, но каждый из них имеет свои, достаточно отличные черты. Так, вертикальный конфликт - это конфликт между уровнями управления в организации. Его возникновение и разрешение обусловлено теми сторонами жизни организации, которые влияют на вертикальные связи в организационной структуре цели, власть, коммуникации, культура и т.п. Горизонтальный конфликт вовлекает равные по статусу части организации и чаще всего выступает как конфликт целей. Развитие горизонтальных связей в структуре организации во многом помогает его разрешению. Линейно-функциональный конфликт чаще носит сознательный или чувственный характер. Его разрешение связано с улучшением отношений между линейным руководством и специалистами, например, путем создания целевых или автономных групп. Ролевой конфликт возникает тогда, когда индивид, выполняющий определенную роль, получает неадекватное его роли задание (подробно этот вопрос рассмотрен в гл. 1).

Внутрифирменные коммуникации бывают вертикальными (восходящими и нисходящими), т.е. между различными иерархическими уровнями, и горизонтальными (между различными подразделениями). Разновидность внутренних коммуникаций - коммуникации между руководителем и его командой.

Коммуникации по восходящей вертикальной линии выполняют функцию оповещения высших органов о том, что происходит на

Управляющие проектами (программами) для выполнения работ привлекают специалистов из функциональных отделов . В процессе такого взаимодействия возникают вертикальные, горизонтальные и диагональные коммуникации. Таким образом, при матричной структуре управления исполнитель имеет не одного, а двух и более руководителей он получает общие указания от своего непосредственного начальника , а особые инструкции по ведению работы над проектом - от руководителя проекта . И если функциональный управляющий решает, кто и каким образом выполнит тот или иной объем работы , то управляющий проектом - что и когда должно быть выполнено. Создание при такой структуре междисциплинарных групп, включающих различных специалистов, позволяет наиболее эффективно и глубоко решать сложные проблемы.

В Испании бизнес представлен, как правило, семейными фирмами с авторитарным стилем руководства и неформальной организационной структурой . Коммуникации в основном носят вертикальный характер, коллективная деятельность практически отсутствует. Важнейшие решения по вопросам закупок чаще всего передаются высшему руководству для конечного одобрения чтобы предотвратить блокирование нужного для вас решения, жизненно важно поддерживать хорошие отношения с руководством среднего звена.

МЕЖУРОВНЕВЫЕ КОММУНИКАЦИИ В ОРГАНИЗАЦИЯХ. Информация перемещается внутри организации с уровня на уровень в рамках вертикальных коммуникаций. Она может передаваться по нисходящей, т.е. с высших уровней на низшие. Таким путем подчи-

Коммуникации в организации - это сложная, многоуровневая система, охватывающая как саму организацию и ее элементы, так и ее внешнее окружение. Существует ряд классификаций коммуникаций в организации (Приложение 1).

По характеру восприятия информации коммуникации делятся на: прямые , или целевые (в которых цель сообщения заложена в его тексте); косвенные (в которых информация заложена, скорее, «между строк»); смешанные . По взаимодействующим сторонам коммуникации можно разделить следующим образом (рис. 2) Организационные коммуникации -- это процесс, с помощью которого руководители развивают систему предоставления информации и передачи сведений большому количеству людей внутри организации и отдельным индивидуумам и институтам за ее пределами. Она служит необходимым инструментом в координации деятельности по всей вертикали и горизонтали управления, позволяет получать необходимую информацию.

Рисунок 2 - Виды коммуникаций в организации

Организационные коммуникации делятся на две большие группы: внешние и внутренние .

К внешним относятся коммуникации, представляющие собой информационное взаимодействие с внешней средой. Сюда относятся средства массовой информации, органы государственного регулирования и т.п.

К внутренним относятся вертикальные и горизонтальные коммуникации.

К горизонтальным относятся коммуникации между подразделениями одного уровня управления (отделы, службы, подразделения). Между ними устанавливаются равноправные отношения, отношения координации действий. Коммуникации по вертикали (между уровнями управления) подразделяются на коммуникации по нисходящей (от руководителя к исполнителю) и восходящей линии. По нисходящей передается информация о принятых решениях на высших уровнях (текущие задачи, конкретные задания, рекомендации). Эта информация может передаваться из одного уровня на другой вплоть до исполнителей. По восходящей передается информация о выполнении задач, мероприятиях в подразделениях, различные сведения и т.д. Иногда возникает ситуация, когда решение вопроса на низовом уровне требует вмешательства руководителей высшего звена (происшествия, преступления и др.). И тогда информация по ступеням управления снизу передается на самый высокий уровень.

Вертикальные коммуникации для характеристики деятельности руководителя подразделяются на ряд подтипов . Такое подразделение основано на нескольких критериях одновременно и включает несколько видов коммуникаций.

Коммуникации вида «руководитель - подчиненный» составляют абсолютное большинство всех информационных обменов в организации и занимают особое место в сфере межличностных отношений. Сочетание непосредственного характера контакта с его иерархичностью - основные особенности данного типа обмена информацией. Реже он может осуществляться и опосредованно - например, в форме письменного указания, приказа и пр. В специфическом подтипе коммуникаций «руководитель - подчиненный» первый является руководителем высшего звена, а второй (подчиненный) - также руководителем, но нижележащего иерархического уровня.

Коммуникации вида «руководитель - руководитель» включают две разновидности : между руководителями паритетных подразделений внутри организации и между руководителем всей организации и руководителями иных учреждений и организаций.

Для данных видов коммуникаций характерна общая черта - они носят индивидуальный характер и развертываются, как правило, при непосредственном контакте. Данные коммуникации включают в качестве одного из коммуникантов руководителя (разнообразных иерархических уровней), а в своей совокупности они характеризуют «индивидуальную коммуникативную вертикаль». Представленная вертикаль включает также коммуникации вида «руководитель - рабочая группа» . Данный вид коммуникации характеризуется комбинированной индивидуально-коллективной особенностью и реализуется в различных организационных формах: совещаниях руководителя с рабочими группами, отчетами групп перед руководителем, локальном инспектировании, контрольных проверках рабочих групп и др.

Внутриорганизационные коммуникации подразделяются по признаку канала общения на формальные и неформальные. Формальные коммуникаций непосредственно определяются структурой организации, ее ведущими функциональными целями и задачами. Неформальные коммуникации - это те контакты, которые реализуются вне и помимо формальных коммуникативных каналов. Они включают ряд разновидностей :

1) неформальные контакты между рядовыми членами организации;

2) неформальные связи между руководителем и подчиненными;

3) неформальные внешнекоммуникативные связи руководителя со средой (феномен «больших связей» руководителя).

Особая роль среди всех неформальных коммуникационных контактов принадлежит такой разновидности, как слухи) , которые в превалирующей степени создают социальную микросреду организации. Они влияют на общественное мнение, на деятельность членов организации, на их статус и репутацию. исследования показывают, что они верны и справедливы в 80% случаев, а в отношении состояния дел внутри организации данный показатель доходит до 99%. Григорьева Н.Н. Коммуникационный менеджмент Учебно- методический комплекс / Н.Н.Григорьева. - М.: МИЭМП, 2007. - 44 с.

Виды слухов представлены в Приложение 2.

Типичная информация, передаваемая по каналам распространения слухов: предстоящие сокращения производственных рабочих; новые меры по наказаниям за опоздания; изменения в структуре организации; грядущие перемещения и повышения; подробное изложение спора двух руководителей на последнем совещании по сбыту; кто кому назначает свидания после работы.

Организационные коммуникации классифицируются по форме общения - каналу, который применяется в тех или иных коммуникациях. При этом выделяются вербальные (речевые) и невербальные (неречевые). Вербальная коммуникация - передача и восприятие информации (идей, мыслей и пр.) посредством некоторых определенных знаков (слов). Вербальное общение может быть устным , когда используется разговорный язык (разговоры «с глазу на глаз», по телефону, записи на пленку и пр.), и письменным (письма, записи, бланки, электронная почта и пр.). Устная и письменная коммуникации включают в себя использование слов и, соответственно, относятся к вербальному аспекту общения.

Устные сообщения более эффективны, когда требуется немедленная реакция других сотрудников, а последующая письменная «порция» информации помогает придать коммуникации более устойчивый характер, что важно, когда коммуникация нацелена на продолжение в будущем. Устные сообщения имеют то преимущество, что позволяют сделать возможным непосредственное прямое двустороннее общение между людьми (группами людей), в то время как письменные послания или односторонни, или требуют времени для получения ответа.

Информация, передаваемая отправителем без использования слов как системы кодирования, образует невербальное послание, лежащее в основе невербальной коммуникации . Основные типы невербальной коммуникации:

1) движения тела (жесты, выражения лица, глаз, прикосновения, позы);

2) личные физические качества (строение тела, вес, рост, запах тела и пр.);

3) использование среды (способ использования и ощущения внешнего окружения, манеры помещения себя в среде, дистанционная близость в общении, чувство «своей» и «чужой» территории и др.);

4) физическая среда (дизайн помещения, мебели и других объектов, декорации, чистота и опрятность, освещенность, шум и пр.);

5) время (опоздания, ранний приход, склонность заставлять ждать себя, культура времени, соотношение времени и статуса);

Существует дифференциация коммуникаций по признаку того этапа организационного функционирования, на котором они играют превалирующую роль. Это: коммуникация при приеме на работу, при ориентировке в круге служебных обязанностей, в самом процессе деятельности, в процессе ее оценки, в ходе дисциплинарного контроля за ней.

Формы коммуникаций в организации , в рамках которых реализовываются те или иные коммуникации в организации, зависят от фактора известности о получателе (получателях) информации . Таким образом, руководитель должен ориентироваться непосредственно на получателя информации, а не на ее источник. В том случае, когда сам руководитель выступает в качестве источника информации, он должен быть уверен не только в том, что говорит на одном языке с получателем информации, но и что правильно подобрана форма коммуникации. Таким образом, существенным представляется факт, насколько коммуникатор правильно оценивает форму получения информации, а также значимость обратной связи. К основным формам деловой коммуникации относятся дискуссии, беседы, совещания, заседания, переговоры, брифинги, пресс-конференции, презентации, прием по личным вопросам, телефонные разговоры, деловая переписка .

Диалог - тип речевой коммуникации, осуществляющейся в виде словесного обмена репликами между двумя, тремя и большим числом взаимодействующих собеседников. В узком смысле двухсторонний обмен информацией между людьми как публично, так и посредством массмедиа. В более широком понимании - горизонтальная передача информации, в процессе которой коммуникатор и реципиент принимают равноправное участие. Дискуссия - публичное обсуждение какого-либо спорного вопроса, проблемы; спор. Важнейшими характеристиками дискуссии, отличающими ее от других видов спора, являются публичность (наличие аудитории) и аргументированность . Обсуждая спорную (дискуссионную) проблему, каждая сторона, оппонируя собеседнику, аргументирует свою позицию. Дискуссия представляет собой разновидность спора как словесного состязания.

Рассмотрим содержание деятельности различных видов дискуссии. Дискутировать - публично обсуждать спорный вопрос. Диспутировать - участвовать в диспуте, публичном обсуждении, посвященном какому-либо вопросу. Дебатировать - устраивать дебаты, прения по какому-либо вопросу. Полемизировать - участвовать в полемике, публично выступать с возражением, с опровержением чьих-либо взглядов, мнений, высказывая и защищая свою точку зрения. Таким образом, если дискуссия - это публичный спор с целью добиться истины путем сопоставления различных мнений, то полемика - публичный спор с целью защитить свою точку зрения и опровергнуть мнение оппонента.

Беседа - метод получения информации на основе вербальной (словесной) коммуникации; вопросно-ответная коллективная форма обсуждения различных проблем с определенной целью. В организации беседа может проводиться в форме совещания и заседания, которые подразделяются на диктаторские (автократические) , сегрегативные , дискуссионные и свободные .

На автократическом совещании руководитель задает вопросы поочередно каждому участнику и выслушивает ответы. На информационном совещании до сведения работников доводится новая служебная информация. На сегрегативном заседании руководителем или специальным лицом делается доклад, а затем проводятся прения. В прении может участвовать один или несколько сотрудников по выбору руководителя. Дискуссионное заседание сводится к свободному обмену мнениями и к выработке общего решения, при этом участники могут свободно выражать свои мысли, открыто выступать против точки зрения руководителя. Свободное заседание проводится без предварительно подготовленной повестки дня. На нем, как правило, не принимаются ответственные решения.

Переговоры - процесс, в котором вырабатываются взаимоприемлемые позиции сторон, происходит обмен мнениями с целью выяснить точки зрения сторон и принять решение.

Пресс-конференция - эксклюзивное изложение информации с правом ее публикации, с раскрытием ее источника или без (закрытая пресс-конференция). Пресс-конференция представляет собой организованную встречу журналистов с представителями компаний, организаций или отдельными персонами. Пресс-конференции организуются с целью предоставление СМИ проблемной и комментирующей информации и характеризуются возможностью получения информации из первых рук, проверки сведений и уточнения версий с помощью вопросов.

Брифинг - специально подготовленная встреча с журналистами для краткого сообщения о деятельности руководящих органов (парламент, правительство и др.), а также о текущих событиях, затрагивающих интересы органов власти и населения. Обычно брифинг представляет собой краткую встречу официальных лиц, представителей коммерческих или других структур с работниками СМИ, на которой излагается позиция по определенному вопросу.

Презентация - официальное представление вновь созданного предприятия, фирмы, проекта, продукции, товара кругу приглашенных лиц. Обычно презентация проводится с рекламно-коммерческими целями обретения покупателей демонстрируемых товаров.

Прием по личным вопросам - процесс взаимодействия руководителя с сотрудниками с целью выяснения неслужебных вопросов, возникающих у них.

Телефонные разговоры, служебная переписка с использованием факсимильных аппаратов, электронной почты, Интернета и других приспособлений представляют собой средства деловой коммуникации .