Обычаи делового общения, а также действующее законодательство предполагает общение между юридическими и физическими лицами по средствам направления корреспонденции. В настоящее время, широко распространилось общение через электронные средства связи, однако это не всегда является правильным. В случае, когда переписка носит официальный характер и ее результаты, в дальнейшем, могут быть представлены в качестве доказательств того или иного факта, то такой документооборот должен осуществляться исключительно через направление письменной корреспонденции, оформленной надлежащим образом.
Выбирая в Интернете подходящий образец письма-ответа (бланк), необходимо обратить внимание на следующие моменты.
В гражданском законодательстве, в некоторых случаях до направления документов в суд, досудебная переписка между сторонами обязательна. Направляемые письма (претензии), а также письма-ответы являются доказательствами совершения процессуальных действий. Письмо-ответ, а также иная документация должна быть подписана ответственным лицом организации, а также заверена оттиском официальной печати. Такие документы можно передавать как через курьера, так и направить почтовой связью.
Направление письма- почтовой связью имеет ряд преимуществ перед другими способами доставки корреспонденции.
Прежде всего к такими преимуществами являются:
Участие третьего лица (сотрудников почты), в последствии позволит их привлечь в судебный процесс (при необходимости) в качестве свидетелей.
Возможность составить опись вложения в письмо. Опись вложения позволит доказать какая именно корреспонденция направлялась в письме-ответе.
При использовании с письмом-ответом уведомления о вручении, доказать факт вручения такого письма адресату.
Используя номер кассового чека можно отслеживать процесс доставки корреспонденции конечному потребителю.
В настоящее время, множество коммерческих структур оказывают услуги по доставки корреспонденции. Выбирая среди них, необходимо помнить, что не все они позволяют делать опись вложения, а также заверяют ее своей печатью. Многие из них не выдают оригиналов документов, а лишь их копии. В данной ситуации, оптимальным вариантом является обычная наша почта (ФГУП "Почта России"), не смотря на все ее минусы, только ее документы признаются судебными органами как доказательства направления документации своим контрагентам. Ценное письмо с описью вложения и простым уведомлением о вручении - оптимальный способ доставки корреспонденции в современной России.
Рассматриваемое письмо ответ образец которого расположен ниже может быть Вам скачан бесплатно с помощью ссылки в конце странице. При необходимости, мы готовы составить необходимый документ по персональному заказу. Желаем Вам удачи!
Письмо-ответ бланк:
Генеральному директору
ООО «Монолиттрест № 689»
О.В. Бражному
Уважаемый...!
В ответ на Ваше письмо от 28 января 2014 года № ВА/44968/-2014 сообщаю следующее.
Во исполнение договора подряда № 11/456/ВК/2013 от 10 июня 2013 года «на выполнение полного комплекса строительно-монтажных работ по строительству Объекта по адресу: Московская область, г. Домодедово-3» (далее - «Договор») нами проведены работы, согласно прилагаемым документам. Однако, по неизвестным причинам, эти работы Вами не были приняты.
23 декабря 2013 года в наш адрес поступило уведомление об одностороннем расторжении Договора № 033105/МСХ-13 от 10.12.2013 года. Во исполнение данного уведомления, а также Вашего запроса, 25 ноября 2013 года, в Ваш адрес были направлены все подтверждающие документы о выполненной работе и использованных материалах (копию сопроводительного письма и описи вложения прилагаем).
15 января 2014 года в наш адрес поступила претензия № 0582/МСРХ-14 от 09.01.2014 с требованием возврата перечисленного нам в рамках Договора аванса и выплаты неустоек. Обращаем Ваше внимание на то, что стоимость фактически выполненных нами работ и использованных материалов превышает сумму перечисленного аванса.
На основании изложенного, предлагаем учесть направляемые документы и принять фактически выполненные работы в полном объеме. В случае возникновения каких-либо вопросов, предлагаем связаться с … при необходимости, готовы принять участие в совместном совещании, посвященному урегулированию возникшего спора в досудебном порядке.
Приложение (все документы в копиях):
Генеральный директор
ООО «Стройтрест № 546» А.Л. Градочкин
Расскажем, на какие письма нужно отвечать. Объясним, как правильно составить и оформить ответ в соответствии с требованиями нового ГОСТа.
Скачайте полезные документы:
Когда нужно дать ответ на официальное письмо
Письмо-распоряжение
Такие письма отправляют, как правило, вышестоящие и головные организации, отраслевые министерства и ведомства, контрольно-надзорные органы и органы исполнительной власти.
Ответ на письмо, в котором содержится распоряжение, нужно подготовить к сроку, который указан во входящем документе. Письмо-распоряжение после вводной части может содержать фразы: «В связи с вышесказанным предлагаю…», «С учетом этого до …. 2019 года необходимо подготовить и направить в наш адрес ….», «Во исполнение положений закона …. в срок до … 2019 года обеспечить…».
Письмо-просьба
Это письмо содержит просьбу, направленную адресату. Как правило цель документа - получить определенную информацию, товары или услуги, в которых нуждается автор письма. Данную категорию входящей документации оформляют на бланке письма. Оно содержит такие фразы: "Просим Вас уведомить о…", "Просим Вас сообщить…", "Просим принять меры…" и т.д.
В некоторых случаях деловая бумага может содержать не прямую просьбу, а пожелание. Например, "Надеемся на рассмотрение обращения…". В таком случае документ должен содержать само обращение или описание ситуации, которая требует принять определенные меры.
Письмо-просьба: образец
Скачать образец в журнале
Бывают и ситуации, когда одно письмо-просьба содержит в несколько прошений. В таком случае правила оформления требуют, чтобы каждая из них была описана в отдельном абзаце. При этом каждый последующий абзац, содержащий прошение, следует начинать со слов "Также просим Вас принять меры…", "Попутно просим Вас обратить внимание…", "Одновременно просим Вас рассмотреть…" и т.д.
Письмо-запрос
Письмо-ответ на запрос необходимо отправить в обязательном порядке. Несмотря на то, что письма-просьбы и письма-запросы очень похожи по стилю и содержанию, запрос имеет одну отличительную особенность - обоснование документа.
Письма-запросы относятся к служебным письмам, которые направляют адресату с целью получить определенную информацию, документы и деловые бумаги. У этого документа есть обоснование, которое указывает автор запроса. В качестве обоснования он может указать отсылку к государственному документу, нормативному акту или закону, в соответствии с которым автор вправе ознакомиться с информацией или деловыми бумагами. Также обоснованием может служить отсылка и к организационно-правовым документам, которые позволяют ознакомиться с определенной информацией. И именно по причине наличия законного обоснования, письмо-ответ на запрос должно быть подготовлено и отправлено в обязательном порядке. Ниже мы приведем пример ответа на письмо-запрос.
Письма-приглашения
Хоть приглашения на различные мероприятия и не требуют, чтобы адресат отправлял письмо-ответ, во многих случаях подобную необходимость диктует деловой этикет. При этом ответное сообщение желательно оформить как можно раньше. Если такой возможности нет, предупредить о решении можно позвонив приглашающей стороне.
Как написать и оформить ответ на входящее письмо: образец
Срок исполнения ответа на письмо зависит от содержания исходного документа. Когда речь идет о распоряжении, просьбе или запросе, в исходном документе обычно устанавливают либо конкретную дату, либо период, в который нужно представлен ответ. Письмо-приглашение обычно срочного ответа не требует, но правила делового этикета устанавливают, что сообщить о согласии или отказе адресат должен хотя бы за неделю до даты начала мероприятия, в котором его пригласили участвовать.
Когда требуется составить письмо ответ, образцы и примеры можно скачать в интернете. Но использовать их, просто переписав содержание, нельзя. Необходимо учитывать не только смысл, но и стиль исходного документа. Правила деловой переписки требуют, чтобы ответ был составлен в том же стиле, что и запрос.
Ответ на письмо, которое оформили в форме запроса или просьбы, может быть как положительным, так и отрицательным.
Положительное письмо-ответ, образец
Оформление ответа на письмо стандартное, в соответствии с ГОСТ Р 7.0.97-2016 и Положением о делопроизводстве, утвержденным в организации. При этом во вступительной части необходимо дать ссылку на регистрационный исходящий номер исходного документа, присвоенный ему в организации-отправителе. Это облегчит получателю вашего письма поиск исходника и позволит быстрее вспомнить суть направленного вам запроса или просьбы.
Отрицательный ответ на письмо официальное: образец
Если нет возможности удовлетворить просьбу или запрос, как можно корректнее сообщите об отказе. При этом, как и в варианте с положительным ответом, отказ нужно писать в том же стиле, что и запрос. Отрицательный ответ должен содержать объективные причины отказа.
В случае, если есть предпосылки для принятия положительного решения, можно указать в ответе условия, которые для этого требуются. Недопустимо оформлять отрицательный ответ на письмо в грубом тоне. Уместным будет выражение искреннего сожаления о невозможности удовлетворить просьбу. Подобные меры позволяют сохранить деловые отношения.
Образец отрицательного письма-ответа на запрос
Скачать документ
Реквизиты письма-ответа
В ответе на официальное письмо не принято указывать разновидность письма. Для его оформления используется стандартный бланк с определенным набором реквизитов. Бланк письма содержит два реквизита, которые не используют в других видах бланков:
- справочные данные об организации;
- ссылка на регистрационный номер и дату поступившего документа.
Наличие этих реквизитов – основной признак официального письма. Кроме этого, в соответствии с ГОСТ Р 7.0.97-2016, в письме-ответе должны быть заполнены следующие обязательные реквизиты:
- наименование организации;
- код организации;
- основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица;
- идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет;
- дата;
- регистрационный номер;
- адресат;
- заголовок к тексту (при составлении письма на бланке формата А4);
- подпись;
- сведения об исполнителе.
(оно же письмо-ответ) – стандартная норма деловой этики. Как правило, с запросами обращаются либо потенциальные партнеры фирмы с просьбой предоставить какие-либо сведения о деятельности предприятия, товарах, услугах, ценах и скидках, либо уже существующие контрагенты, например для получения информации о сроках поставки, оплаты, пересылки или корректировки документов и т.д.
ФАЙЛЫ
Ответ на запрос носит официальный характер и является частью делового документооборота фирмы.
Общие правила написания ответа
В первую очередь следует помнить о том, что ответ должен писать именно тот сотрудник предприятия, на имя которого писалось первоначальное письмо. Исключения возможны только для тех случаев, если этот сотрудник по каким-либо причинам отсутствует (больничный, командировка. увольнение) – тогда ответ может написать тот, кто замещает отсутствующего на данный момент времени.
Язык и подача послания должны зеркально отражать письмо-запрос. Иными словами, в тексте желательно использовать ту же форму обращения, которую применил отправитель запроса, ту же лексику, терминологию, языковые обороты и последовательность изложения, конечно, при условии, что автор инициативного послания проявил себя как грамотный и корректный человек.
Нужно обязательно указывать ссылку на номер и дату входящего послания, но при этом нельзя повторять ошибки, допущенные автором запроса и нежелательно указывать на них в ответом письме (только если это не относится к конкретной деятельности фирмы).
Ответ на запрос может быть как положительным, так и отрицательным.
- Положительный ответ должен быть максимально подробным,
- а отрицательный – обоснованным и предельно корректным.
Кроме того, при отказе на запрос хорошим тоном будет сообщить его автору информацию о том, при каких обстоятельствах ответ может стать положительным.
В любом случае, ответное письмо должно быть составлено в максимально вежливой форме. Желательно избегать пустых отписок и даже при отсутствии необходимой информации писать ответ нужно сдержанно, вежливо и уважительно по отношению к автору запроса. Грубость, ровно как и заведомо ложные сведения совершенно недопустимы.
Как составить ответ на запрос
Форма подачи и оформления ответа на письмо-запрос может сыграть решающую роль в отношениях между организациями. Именно поэтому к его составлению следует относиться очень внимательно, придерживаясь определенных правил.
В первую очередь, прежде чем составлять ответное письмо следует любым удобным способом проинформировать отправителя о получении запроса. Далее, при наличии всей необходимой информации можно приступать к ответу. Чем скорее будет написано ответное послание, тем лучше, но если в данный момент запрашиваемые сведения отсутствуют, с письмом лучше повременить.
Структура ответа вполне стандартна с точки зрения делопроизводства.
- Вверху послания (справа или слева) нужно написать название компании-отправителя (с указанием адреса и телефона), а также конкретного сотрудника, от имени которого составляется ответ.
- Далее аналогичным образом вносятся сведения о получателе.
- После этого пишется сам ответ. Он должен полностью соответствовать сути запроса и, если запрашивающий в своем письме задал сразу несколько вопросов, разбитых на отдельные пункты, ответ должен быть написан точно в таком же формате. Если к ответу прилагаются какие-либо дополнительные сведения, это необходимо отразить в тексте письма, отметив отдельно.
- Точно также, если того требуют обстоятельства, в ответ можно включать ссылки на какие-то законы, нормативные и правовые акты.
Как оформить письмо-ответ
Ответ можно писать
- как в рукописном виде (в основном так поступают тогда, когда сам запрос приходит в подобном формате),
- так и в печатном (данный способ существенно экономит время).
Его можно оформлять на простом листе А4 формата или же на фирменном бланке организации – второй вариант позволяет не вбивать вручную реквизиты фирмы, да и выглядит значительно солиднее. Ответ должен в обязательном порядке содержать подпись сотрудника, который представляет организацию с указанием его должности. Ставить печать не надо, т.к. с 2016 года требование закона о применении юридическими лицами штампов и печатей утратило силу.
Составляется ответ в единственном экземпляре , перед отправлением его нужно пронумеровать (в соответствии с внутренним документооборотом компании), а также проставить дату.
Сведения об письме нужно внести в журнал учета исходящей документации – в случае, если ответ на запрос затеряется или возникнут разногласия с контрагентом, это позволит быстро разобраться в ситуации.
Как отправить письмо
Ответ можно отправлять разными способами. Электронная почта или факс позволяют существенно сэкономить время. Но если письмо содержит особо ценную информацию или оригиналы документов и отправитель заинтересован в гарантированном получении послания, следует воспользоваться услугами Почты России, отправив ответ заказным письмом с уведомлением о вручении.
Ждать ли ответ на письмо-ответ
Практически все деловые письма требуют ответа, но из этого правила есть исключение.
Письмо-ответ не нуждается ни в каком ответе, поскольку оно изначально не содержит в себе никаких просьб, запросов и предложений. По сути дела, оно содержит лишь ту информацию, которая требовалась второй стороне.
При этом именно письмо-ответ может стать отправной точкой к заключению выгодного контракта или сделки, а также простым и доступным способом урегулирования каких-либо проблем и сложностей во взаимоотношениях между партнерами.
Письмо-ответ составляется в свободной форме и имеет много общего со справкой. Страница предоставляет возможность бесплатно скачать образец обсуждаемой бумаги.
Письменный запрос требует от адресата мотивированного развернутого ответа. Письмо-ответ - тот необходимый документ, который стоит написать в подобных случаях. Сообщение составляется в свободной форме и имеет много общего со справкой. Информационный лист содержит ограниченные рамки повествования и должен отвечать лишь на вопрос, поставленный в требовании. Письмо-ответ легко написать даже не опытному человеку, имея под рукой компьютер и принтер. Страница этого ресурса предоставляет возможность бесплатно скачать и применить в жизни образец обсуждаемой бумаги.
Рассмотрим основные особенности, включающиеся в понятие письмо-ответ. Смысл ответной реакции заключается в деловом общении контрагентов. Отличный способ урегулирования проблем в досудебном порядке позволяет сэкономить значительные средства и время участников правоотношений. Легитимность общения заключается в бумажном носителе информации, составленном по всем правилам делопроизводства и имеющем подлинную визу руководства. Электронная переписка является ненадежным вариантом для доказательства в суде.
Обязательные пункты составляющие письмо-ответ
:- Адрес и наименование учреждения кому направляется письмо-ответ;
- Собственные данные автора, контактные телефоны;
- Номер, дата и титл повествования;
- Краткое изложение запроса, на который составляется письмо-ответ;
- Четкие и конкретные ответы на поставленные вопросы. Лишнего писать не нужно;
- Уважительный тон приветствуется, но и строгость важна;
- Фиксация исполнителя бумаги, подпись и расшифровка руководителя, печать учреждения.
ПИСЬМО-ОТВЕТ
Письмо-ответ выступает как зависимый по композиции и тематике текст по отношению к письму-запросу . В ответе обязательно должна быть ссылка на первичное письмо и его тему. В обоих письмах должны совпадать аспекты содержания в последовательности их изложения, терминология, формулировки и система ссылок.
Письмо-ответ с положительным решением строится по следующей схеме:
- повторение содержания запроса с использованием устойчивых языковых формул, например: На Ваш запрос о поставке запасных частей к... сообщаем...; В ответ на Ваш запрос о... направляем... ;
- изложение информации по запросу.
Письмо-ответ с отказом строится следующим образом:
- повторение содержания запроса (по форме, аналогичной письму с положительным решением);
- аргументированное указание причины (или причин), по которым просьба не может быть удовлетворена или почему предложение не может быть принято;
- констатация отказа или отклонения предложения.
В письме-отказе особенно важно использовать лексику, помогающую отправителю письма оставаться вежливым, заботящимся о сохранении чувства собственного достоинства получателя такого письма. Целый ряд ситуаций, таких, например, как ситуации отказа, задержки положительного решения, несогласия, предполагает использование в начале ключевой фразы слов, выражающих сожаление, например: С сожалением вынуждены сообщить о невозможности удовлетворить Ваш запрос... ; К сожалению, мы не можем согласиться на Ваши условия... ; К глубокому сожалению, проблемы с... не позволяют нам воспользоваться Вашим предложением в ближайшее время... и т. п.
При ответе на коммерческий запрос продавец, если может сразу удовлетворить просьбу покупателя и выполнить поставку товара, направляет предложение (оферту) . В противном случае он может направить письмо-отказ, руководствуясь вышеизложенными правилами, либо письмо, в котором сообщает необходимую информацию:
- о принятии запроса к рассмотрению;
- о выяснении возможностей поставки товара, интересующего покупателя;
- об изменении условий запроса (изменении количества товара, модели, марки, сроков поставки т. п.);
- об обещании направить предложение на поставку товара, интересующего покупателя.
В таком случае при составлении письма-ответа можно руководствоваться следующими ключевыми фразами:
- Сообщаем, что ввиду большого спроса на этот товар... ;
- Идя навстречу Вашим пожеланиям... ;
- Мы с радостью дадим положительный ответ на Вашу просьбу о скидках, если... ;
- К сожалению, мы не можем пойти на Ваши условия оплаты, однако... ;
- Как давнему нашему партнеру Вам, конечно, хорошо известно, что... ;
- Мы готовы учесть все Ваши замечания... ;
- Учитывая Ваши соображения по данному вопросу... ;
- Надеемся, Вас заинтересует наше предложение... ;
- Вас, наверное, заинтересует новый подход к этой проблеме (наше предложение)... и т. п.
